請求書や領収書を効率的に作成する方法
請求書や領収書を発行する際、どのようなソフトを使用していますか？
請求書や領収書は、重要な書類なので、正確性が必要とされる一方、日常的に作成する書類なので、効率的に作成したいものです。
当事務所では、以前は、ワードソフトで作成していました。そうすると、消費税、源泉徴収税や合計額の計算は手計算（計算機）が必要となります。
エクセルでの請求書、領収書の作成も検討したのですが、気に入るデザインがなく、採用にいたりませんでした。
しかし、会計ソフトとして使用している、MFクラウドビジネスの関連サービスであるMFクラウド請求書というサービスを利用してみたところ、とてもよかったので、現在は、このサービスを利用して、請求書や領収書を発行しています。
このサービスを利用すると、消費税や源泉徴収税を自動計算してくれるので、正確なものを効率的に作成することができるのです。
テンプレートも複数あり、好みのデザインのものを選ぶことができます。
ロゴも取り込むことができるので、スタイリッシュな請求書、領収書を作成することができます。
印影も取り込むことができるので、印刷して押印する手間を省くことができます（下の写真では、印影をモザイク処理しています。）。
請求書を作成すると、ワンクリックで領収書に変換することもできるので本当に便利です。
そして、画面上で作成した書類をPDFに変換できるので、印刷した請求書、領収書を再度スキャンをする必要もありません。
MFクラウド請求書は、一定の範囲では無料で利用できるので、ぜひ試してみてください。
PDF上で印鑑を押す方法
書類をメールで送る場合に、印鑑を押すためだけに、わざわざプリントアウトし、印鑑を押したものをスキャンして、PDFにすると、時間と手間がかかってしまいます。
そこで、PDFデータ上で印鑑を押す方法があります。
１．電子印鑑の作成
まず、電子印鑑を作成します。
一番簡単な方法は、印鑑を紙に押して、それをスキャンしてPDF化することです。
そして、そのデータをペイントなどのソフトで印鑑のサイズにトリミングします。
そうすれば電子印鑑の完成です。
ただ、その電子印鑑の文字の背景が白になっているので、文字に重ねることはできません。
電子印鑑を文字に重ねたいときには、フォトショップ等のソフトで、背景を透明に編集してPDF化する必要があります。
電子印鑑を作成する方法としては、他にもワードで作成する方法もありますし、電子印鑑を作成するウェブサービスを利用する方法もあります。
２．ソフトに取り込む
PDF閲覧ソフトとして一般的なAdobeの場合には、作成した電子印鑑をカスタムスタンプとして登録することができます（注釈機能）。
そうすれば、作成したワードファイルをPDF化し、そのPDFデータに電子印鑑を押すことができるのです。
当事務所では、FAXを返信する際にも、電子印鑑を使用することがあります。
当事務所では、FAXを紙で排出せず、PDFデータで受信しているので、PDFデータにそのまま電子印鑑を押し、パソコン上で返信することができるのです。
そのため、紙を一度も使用することなく処理が完了します。
印影が問題とならない書類を作成する場合には、電子印鑑が便利です。
ぜひ、試してみてください。
地味なのにすごく便利な文房具３選
今日は、文房具店でも、なかなか存在を認識しにくいけれど、使ってみるととても便利な文房具を紹介します。
１．ホッチキスリムーバー
ホッチキスの針を書類から外す場合、ホッチキス本体についている爪のようなもので取ろうとしても、なかなかうまく外れません。自分の爪でホッチキスの針を外そうとして、爪が割れてしまうこともあります。
このホッチキスリムーバーは、ホッチキスの針を挟んで抜くものです。びっくりするくらい軽い力でスルッとホッチキスが外れます。ホッチキスの針を外すときに書類が破れることもありません。
２．レターオープナー
使い方は、封筒をレターオープナーで挟んで、左右どちらかに引くというものです。レターオープナーを使うと、封筒の端をハサミで切るよりも、早く封筒を開封できます。
カッターで封筒を切る感覚なのですが、なぜか、封筒の一面しか切れません。封筒の切れ端が落ちないので、ゴミが出ません。
ただ、挟むことのできない分厚い封筒には使えません。
３．指サック
指サックといえば、オレンジのゴムで指先から第二関節全体を覆うようなもののイメージが強かったのですが、今は、オシャレで、より実用的なものがあります。
自分の指のサイズにピッタリのものを選べば、指にピタッとはまるので、指サックを付けている感覚がほとんどなくなります。
それに、従来のものと違って、形状が輪なので、指先が蒸れることもありません。
そして、書類や書籍のページめくりのときに指サックをはめていると、閲覧のスピードが格段に上がります。
様々なデザインやサイズのものがあるので、ぜひご自身にあったものを使ってみてください。
プラス 指サック リング型 メクリッコ 指先美人 M/Lサイズ KM-305L 44-869
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事務局のインフラを増強しました
しばらくブログの更新ができていなかったのですが、その間に事務局のインフラ設備を整えておりました。
１．デスク
もともと事務局のデスクは、幅１２００ミリ、奥行き７００ミリの一般的なものを採用していました。
しかし、モニター二台とスキャナー、キーボードを机上に設置すると、残りのスペースが小さくなってしまったので、幅１６００ミリ、奥行き８５０ミリの大きなデスクを導入しました。
パソコン操作だけでなく、書類関係の処理もしやすい大きさです。
（写真は、作業台に使用している同じ机です。）
２．モニター
モニターも二台体制にしました。もちろん縦置きです。
A４サイズの書類を一度に見ることができます。
また、一方のモニターで文書を作成しながら、参照書類を他方のモニターに映し出すこともできます。
Dell ディスプレイ モニター P2217H/21.5 インチ/IPS/6ms/VGA,DP,HDMI/USBハブ/3年間保証
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３．チェア
長時間座るものなので、チェアも高性能のものを採用しました。
４．スキャナー
書類は基本的にすべてスキャンするようにしているので、事務局のデスクにも最新のスキャナーを設置しました。
最新のものは、スキャンのスピードが早く、文書の上下も認識するなど、高性能です。
５．テレホンスタンド
デスクの上に電話機を設置するとスペースをとってしまうので、テレホンスタンドの上に電話機を設置しました。
電話が鳴って、席に戻ったときに、立ったままの姿勢でも電話がしやすいという点でも便利です。
当事務所では、弁護士のデスクにもテレホンスタンドを設置しています。
2016年ブログ記事ランキング
あけましておめでとうございます。
今年も、コツコツとブログを続けていきたいと思いますので、よろしくお願いします。
昨年を振り返る意味で、昨年書いたブログの記事のアクセス数を調べてみました。
第３位
事務用品を色々調べたり、使ってみるのが好きなので、今年もよいものがあれば、紹介していきたいと思います。
第２位
HHKBを導入して３ヶ月以上経過しましたが、本当に快適です。タイピングをするのが楽しくなります。
第１位
実は、この記事のアクセス数が断トツに高いのです。どのような方法で郵送するのかによって、証拠としての価値も変わってくる場合もあるので、慎重に検討する必要があります。
番外編
身近な知人や、事務所を訪問してくださった方々からの反響が大きいのは、モニターの話題です。
縦置きのモニターは、本当に書面が作成しやすいので、ぜひ試してみてください。
仕事の効率が格段に上がります。
今年も、他のウェブサイトには掲載されていないような記事を作成したいと思います。
お時間があるときに読んでいただけるとうれしいです。
契約書を弁護士がチェックするメリットは？
契約書が契約の相手方から送付された場合に、そのまま署名捺印して返すという処理をしている方も多いと思います。
しかし、署名捺印をする前に、弁護士に契約書のチェックを依頼するメリットとしては、以下のものがあります。
１．法的なメリット
（１）交渉の経緯や力関係に基づく修正
契約書の雛形はインターネット上に存在していますし、書籍にも理想的な契約書の雛形が掲載されております。
しかし、その理想的な雛形通りに修正するのが、弁護士の仕事ではありません。
なぜなら、交渉の経緯や力関係を無視して契約書を修正すると、依頼者の契約交渉が混乱してしまうからです。
よって、弁護士は、そもそも相手方提案の契約書を修正できるのか、修正できるとしても、依頼者にどの程度有利に修正できるのかについて、依頼者からヒヤリングをした上で、当該交渉案件において適切な内容に修正していきます。
（２）契約の目的の達成
契約書に契約が成立するために必要な要素が満たされていなければ、契約の目的を達成することができなくなる可能性があります。
例えば、売買契約であれば、基本的には、売買の対象となるものや代金等について記載されているかについてチェックします。
（３）紛争の予防
次に、将来の紛争を予防するため、通常その契約に入れておくべき条項が満たされているかをチェックします。
例えば、取引上で相手方に知られてしまう依頼者の機密情報が第三者に流出するのを防止するため、守秘義務についての条項を入れることがあります。
２．ビジネス上のメリット
弁護士に依頼した場合、ビジネスの方針や方向性、展望に沿った契約条項を作成することができます。
例えば、契約期間についての条項は、依頼者が、試しに１年だけ契約したいという方針であれば、契約期間が１年より長くなっていないか、自動更新になっていないかなどをチェックします。
できるだけ長く契約したいという方針であれば、自動更新となっているかをチェックします。
ただし、ビジネス上の方針を契約書に反映させるためには、依頼者の方と弁護士とのコミュニケーションが重要となります。
弁護士に契約書をチェックさせる場合には、当該ビジネスの方針等についても、弁護士にお伝えいただくことをおすすめいたします。
「カロリーゼロ」はゼロでない？
近年「カロリーゼロ」と表示された商品が数多く見受けられます。
しかし、「カロリーゼロ」と表示された商品のなかには、カロリーがあるものがあります。
実は、カロリーがあっても、「ゼロ」と表示していいことになっているのです。
健康増進法に基づいて定められている栄養表示基準においては、食品の場合には１００グラムあたり、飲料の場合には１００ミリリットルあたり、５キロカロリー未満の場合、「０」や「ゼロ」と表示することができるとされています。
つまり、カロリーゼロだと思って１リットル飲んだら、５０キロカロリー近く摂取していたということもありえるということなのです。
しかし、この法律及び基準は、消費者を騙すことを推進しているのではなく、ゼロと同視しても問題ないくらいに少ないものであるから、「ゼロ」と表示することを認めているのです。
カロリーだけではなく、脂質や糖類も１００グラム（１００ミリリットル）あたり０．５グラム未満であれば「ゼロ」と表示できます。
商品によっては、「カロリーゼロ」という表示の横に「※」印が付いており、「栄養表示基準による」と書かれていることがあります。
これは、５キロカロリー未満なのでゼロと表示していますということを丁寧に示しているのです。
