FAXを印刷せずにPDFデータで管理する方法
FAXを受信すると、複合機が自動的に紙で印刷する設定にされている方が多いと思います。
しかし、弊事務所では、複合機においてFAXを印刷をせずに、PDFの形式でパソコンにデータ転送する設定をしております。
そして、事務所のすべてのパソコンで、受信したFAXを閲覧できるように設定しています。
このような設定にすることで、日々送られてくる、無駄な広告を印刷する費用を削減できます。また、紙のFAXを、紛失するおそれもありません。
FAXは受信時に、すでにPDF化されているので、すぐにメールに添付することもできます。紙のFAXをスキャナーで取り込む手間を省くことができるのです。
FAXデータにタイトルを付けておくことで、過去のFAXデータの検索も簡単にすることができます。
もちろん、印刷もすることもできます。
下の写真は、FAXの受信データが転送される、パソコン上のFAXフォルダです。以下のように、大アイコン表示にしておくと、ひと目で広告なのか、重要な文書なのかを判断することもできます。
そして、以下の写真のように、受信したFAXのPDFデータを編集することがができ、チェックマーク、丸囲み、署名等をスタンプのような形式で挿入することができます。
よって、会合の出欠等のFAXについては、簡単に、返信書面を作成することができます。
また、以下の写真のように、FAX番号を入力、または電話帳から宛先を選択すれば、FAXをパソコンから簡単に送信することができます。
編集したPDFを印刷して、複合機で相手先FAX番号を打ち込むという作業がいらず、パソコンの前に座ったままFAXの送受信ができるのです。
このように、弊事務所では、事務作業を機械化することで、業務効率の向上を図っております。
弊事務所において特別な複合機を採用している訳ではないので、もしご興味がある場合には、お使いの複合機でも上記のような設定ができるのか否か、メンテナンス担当者等に問い合わせてみてはいかがでしょうか。
