矢田・太田法律事務所のBLOG

弁護士太田理恵のブログです。士業の仕事術やインフラ整備など。

コミュニケーションツールのSlackを導入しました

 事務所内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入しました。

slack.com

Slackとは、大きなグループのなかに、複数のチャンネルを作成し、そのなかでチャットをすることができるウエブサービスです。LINEのグループは、誰が参加するかを基準に作成することが多いと思いますが、Slackのチャンネルは、グループのなかで、案件ごとにチャンネルを作成し、グループの人のうち案件に関係する人を招待していくようなイメージです。

Slack導入の目的は、伝言メモの作成や、仕事の依頼、忘備録の作成などです。

これまではこのような事務所内のコミュニケーションは事務所内のメーリングリストを利用して、電子メールで行っていました。しかし、その量が多くなり、案件ごとに整理するのが難しくなってきました。そこで、外部のメールと、事務所内のコミニケーションを分けることにしたのです。

 

Slackは、左側のグレーのエリアにチャンネルを増やしていくことができます。そして、そのチャンネルをクリックして、そのチャンネルの中で発言をすることができます。

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案件ごとに作成したチャンネル内で発言するため、メールと異なり、仕分けの必要がありませんし、個別のクリックなしに案件に関するコミュニケーションをすべて時系列で見ることができます。

また案件が終了すればそのチャンネルをアーカイブ化することができます。

さらにSlack内の個々の発言にスターをつけることができます。そして、スターをつけたアイテムを右側に別途表示することができます。例えば、依頼された仕事に関する発言にスターをつければ、タスクリストの代わりになるのです。

 

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事務局と弁護士との間のコミュニケーションという場面では、紙での伝言と異なり、外出先でも閲覧することができるという点で効率的です。また、事務局と弁護士がお互いに、特に急ぎでは無い仕事の依頼を口頭で行うと、相手の仕事を中断させることになってしまいます。もちろん、Slackを導入しているからといって、事務所内での口頭の会話が禁止されている訳ではありませんが(笑)。

案件管理という点でも、依頼者との打ち合わせや電話の内容を忘備録として記録しておくことで、進捗を管理することができます。また、案件終了後に案件の進め方についての改善点も発見しやすくなります。

 

Slackの他にも、ビジネス向けのLINEのサービスなど様々なビジネス用チャットルームのアプリケーションがあるので、仕事に合ったものを選択して使ってみるのがいいと思います。

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士業・自営業の年末調整、賞与の申告が簡単になる方法

当事務所では、会計事務にはMFクラウド会計、請求書作成にはMFクラウド請求書を使用しており、そのことは以前、以下の記事で紹介していました。

 給与計算についても、関連サービスのMFクラウド給与を使用しています。

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

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MFクラウド給与は、名前のとおり、クラウド型のサービス(オフラインではなく、インターネット上で利用する)なので、タイムリーに健康保険料率や雇用保険料率の改定などに対応しています。

そのため、雇用主側で、法改正や料率改定を見落としている場合でも、MFクラウドが、自動で正確に給与計算をやってくれるのです。

従業員の側としても、従業員のページがあり、給与明細をオンラインでどんな端末からも見ることができます。また、勤怠管理もできます。

 

そんな便利なMFクラウド給与なのですが、なんとオンラインで年末調整もできるのです。

従業員の側でパソコンで必要な情報を入力し、雇用主側で確認すれば終わりです。紙に何度も同じ住所や名前を手書きするという苦行から開放されます。

さらに、年金事務所への賞与の申告書類も「印刷」というボタン一つで完成します。

実は、私はこの機能について、今回の賞与の申告で初めて気づいたため、これまで利用していませんでした。

前回の賞与の申告の際には、賞与明細のデータを開き、申告用紙に手書きで書き写し、電卓をたたき、さらに数か所に同じ住所や名前を手書きしていました。

自動で申告書類ができるのに、こんな手間と時間をかけていたことがショックです。

人間がやるより正確で早いサービスは、今後もどんどん取り入れていきたいと思います。

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最近のお気に入り家電

最近買って感動した家電製品は、Apple AirPodsです。

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AirPodsに感動したポイントは3つあります。

1 ペアリングが簡単

まず、ペアリング(接続)が簡単なことに驚きました。

iPhoneブルートゥースをオンにしていれば、イヤホンを耳に入れるだけで、「ブオーン」という起動音がしてペアリングが完了します。ペアリングのために、iPhoneの画面を操作する必要はありません。

イヤホンを使い終わったり、何かの拍子でイヤホンが外れると、自動的に再生が停止されたり、ペアリングが解除されます。

 

2.行動が制限されない

AirPodsは、ワイヤレスなので、当然イヤホンのコードによるストレスがなくなります。

コード付きのイヤホンを使っていたときには、コードがドアの取っ手などに引っかかり、iPhoneが落下したり、耳を負傷することがあったのですが、そのようなこともなくなりました。また、iPhoneをポケットに入れておく必要がないので、ポケットのない服を着ていてもイヤホンを使用できます。

そして、一定の距離であれば、iPhoneから離れてもペアリングが解除されないので、iPhoneを充電しながら、離れたところでAirPodsを使用することもできます。私の場合は、iPhoneを置いている部屋とは別の部屋へ移動してもペアリングが解除されませんでした。

さらに、マイク付きなので、電話しながら歩き回ったり、両手を使って作業をすることもできます。

 

3.充電しやすい

充電しやすいというポイントは、ワイヤレスイヤホンを使用し続けるために最も重要なポイントだと思います。以前、他社製のブルートゥース接続のワイヤレスイヤホンを使用したことがあったのですが、専用の充電ケーブルに挿して充電をするのが面倒ですぐに使わなくなってしまいました。

AirPodsは、ケース自体がポータブルの充電器になっているので、イヤホンをケースにしまえば、簡単に充電ができます。ケースの充電もiPhoneの充電ケーブルでできるので、簡単に充電ができ、使用を継続することができます。

 

AirPodsのデメリットとしては、あまりスタイリッシュではないこと(コードがはずれただけのようなデザイン)や、耳にフィットする感じがないことがありますが、これを上回るメリットがあります。

AirPodsは、試してみる価値があると思います!

 

 

Apple AirPods 完全ワイヤレスイヤホン Bluetooth対応 マイク付き MMEF2J/A

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セミナー実施のご報告

先日、当事務所の矢田が、飯田組様にて、不動産賃貸借セミナーを行いました。

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不動産賃貸借についての典型的なトラブルや、トラブルを事前に防ぐための対策についてお話をさせていただきました。

多くの方にセミナーにお越しいただき、ありがとうございました。皆様のお役にたてましたら幸いです。

 

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従業員の任意保険の加入を確認していますか?

あなたの会社では、マイカー通勤の従業員が、任意保険に加入しているかどうかを確認していますか?

 

マイカー通勤、退勤中に事故を起こしてしまった場合、またマイカーを業務で使用している際に事故を起こしてしまった場合、その事故の加害者は、被害者から、損害賠償の請求をされます。

実際には、通常は、加害者が加入している自賠責保険や任意保険から被害者へ保険金が支払われることになります。

では、加害者が任意保険に加入していない場合はどうなるのでしょうか?

加害者本人が預金等の財産から支払うことになります。

しかし、加害者本人に資力がない場合には、支払いをすることができません。

そうなると、被害者は加害者の勤務先に使用者責任として、損害賠償の請求をするのです。

つまり、従業員が任意保険に加入していない場合には、その事故の損害を使用者が賠償しなければならなくなる場合があるということです。

 

事故が発生しても、損害賠償請求額が自賠責保険の範囲内であれば、問題ないのですが、範囲外の場合には問題となります。

物損(車両などが壊れた場合)の場合には、損害額はすべて自賠責保険の対象外となります。また、人損(怪我や死亡した場合)についても、自賠責保険には保険金に上限があるので、それを超えた範囲については、任意保険でしか対応できません。

つまり、従業員が相手の車を事故で壊してしまったり、相手を大怪我させてしまったり、死亡させてしまった場合には、会社が高額な賠償金を負担しなければならなくなる場合があるのです。

 

ぜひ、従業員がマイカー通勤をしている場合には、その保険加入の有無を確認することをおすすめします。理想としては、雇用の際に確認するのがいいと思います。

 

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士業の事務局との連携術

太田理恵です。

士業にとって、事務局との連携はとても重要です。

連携がうまくできていないと、お客様にご迷惑をかけることもありますし、事務所全体の業務効率が悪くなります。

本日は、当事務所でやっている事務局との連携術を紹介いたします。

 

1.メールで共有する

(1)事務局からのメール

弁護士不在の際に、お客様からの入電の伝言や、事務局限りで対応したものに関しては、紙の伝言メモを使わずにメールで弁護士に伝えてもらうようにしています。

そうすると、外出先でも確認できますし、個別のメールフォルダに保存しておけば、後日進捗を確認することもできます。

 

(2)弁護士からのメール

弁護士からお客様へ送ったメールを、事務局が閲覧できるようにしています。

そうすると、事務局の方で、案件の進捗やお客様からの入電可能性を把握することができます。

また、事務所内でメーリングリストを作成しており、打ち合わせのメモや簡単な忘備録をメーリングリストに流すようにしています。

これにより打ち合わせに参加していない事務局も案件の進捗を確認することができます。

 

2.スケジュールを共有する

 弁護士のスケジュールは、グーグルカレンダーで共有しています。

そのため、基本的に事務局限りで、お客様との打ち合わせの日程を入れることができます。

グーグルカレンダーはすぐに同期されるので、基本的にダブルブッキングになる可能性はありません。

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3.無駄な仕事をつくらない

人に仕事を任せると、その労力については無関心になりがちになります。

しかし、事務所全体の生産性を向上するためには、事務局の仕事も含めて俯瞰して仕事全体を見る必要があります。

簡単なところで言うと、コピー予定のものであればホッチキスで留めないなど、事務局にホッチキスを外すという無駄な仕事を増やさないということです。

また、今当然に事務局がやっている仕事について、本当にやる必要があるのかな、と疑うことも必要です。

例えば、内容証明を郵便局で出すこと、登記を法務局まで行ってとること、預金口座の入出金もすべて帳簿に手入力することなど、これらのことは、下記の記事で紹介したとおり、ウエブサービスで代替できます。

 

 

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当事務所でも、機械(パソコンやウエブサービス)に任せられるところは、機械に任せて、機械ができない創造的な部分に集中し、サービスを向上していきたいと思います。

 

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請求書や領収書を効率的に作成する方法

請求書や領収書を発行する際、どのようなソフトを使用していますか?

請求書や領収書は、重要な書類なので、正確性が必要とされる一方、日常的に作成する書類なので、効率的に作成したいものです。

当事務所では、以前は、ワードソフトで作成していました。そうすると、消費税、源泉徴収税や合計額の計算は手計算(計算機)が必要となります。

エクセルでの請求書、領収書の作成も検討したのですが、気に入るデザインがなく、採用にいたりませんでした。

 

しかし、会計ソフトとして使用している、MFクラウドビジネスの関連サービスであるMFクラウド請求書というサービスを利用してみたところ、とてもよかったので、現在は、このサービスを利用して、請求書や領収書を発行しています。

invoice.moneyforward.com

このサービスを利用すると、消費税や源泉徴収税を自動計算してくれるので、正確なものを効率的に作成することができるのです。

テンプレートも複数あり、好みのデザインのものを選ぶことができます。

ロゴも取り込むことができるので、スタイリッシュな請求書、領収書を作成することができます。

印影も取り込むことができるので、印刷して押印する手間を省くことができます(下の写真では、印影をモザイク処理しています。)。

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請求書を作成すると、ワンクリックで領収書に変換することもできるので本当に便利です。

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そして、画面上で作成した書類をPDFに変換できるので、印刷した請求書、領収書を再度スキャンをする必要もありません。

MFクラウド請求書は、一定の範囲では無料で利用できるので、ぜひ試してみてください。

 

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