セミナー実施のご報告
先日、当事務所の矢田が、飯田組様にて、不動産賃貸借セミナーを行いました。
不動産賃貸借についての典型的なトラブルや、トラブルを事前に防ぐための対策についてお話をさせていただきました。
多くの方にセミナーにお越しいただき、ありがとうございました。皆様のお役にたてましたら幸いです。
従業員の任意保険の加入を確認していますか？
あなたの会社では、マイカー通勤の従業員が、任意保険に加入しているかどうかを確認していますか？
マイカー通勤、退勤中に事故を起こしてしまった場合、またマイカーを業務で使用している際に事故を起こしてしまった場合、その事故の加害者は、被害者から、損害賠償の請求をされます。
実際には、通常は、加害者が加入している自賠責保険や任意保険から被害者へ保険金が支払われることになります。
では、加害者が任意保険に加入していない場合はどうなるのでしょうか？
加害者本人が預金等の財産から支払うことになります。
しかし、加害者本人に資力がない場合には、支払いをすることができません。
そうなると、被害者は加害者の勤務先に使用者責任として、損害賠償の請求をするのです。
つまり、従業員が任意保険に加入していない場合には、その事故の損害を使用者が賠償しなければならなくなる場合があるということです。
事故が発生しても、損害賠償請求額が自賠責保険の範囲内であれば、問題ないのですが、範囲外の場合には問題となります。
物損（車両などが壊れた場合）の場合には、損害額はすべて自賠責保険の対象外となります。また、人損（怪我や死亡した場合）についても、自賠責保険には保険金に上限があるので、それを超えた範囲については、任意保険でしか対応できません。
つまり、従業員が相手の車を事故で壊してしまったり、相手を大怪我させてしまったり、死亡させてしまった場合には、会社が高額な賠償金を負担しなければならなくなる場合があるのです。
ぜひ、従業員がマイカー通勤をしている場合には、その保険加入の有無を確認することをおすすめします。理想としては、雇用の際に確認するのがいいと思います。
士業の事務局との連携術
太田理恵です。
士業にとって、事務局との連携はとても重要です。
連携がうまくできていないと、お客様にご迷惑をかけることもありますし、事務所全体の業務効率が悪くなります。
本日は、当事務所でやっている事務局との連携術を紹介いたします。
１．メールで共有する
（１）事務局からのメール
弁護士不在の際に、お客様からの入電の伝言や、事務局限りで対応したものに関しては、紙の伝言メモを使わずにメールで弁護士に伝えてもらうようにしています。
そうすると、外出先でも確認できますし、個別のメールフォルダに保存しておけば、後日進捗を確認することもできます。
（２）弁護士からのメール
弁護士からお客様へ送ったメールを、事務局が閲覧できるようにしています。
そうすると、事務局の方で、案件の進捗やお客様からの入電可能性を把握することができます。
また、事務所内でメーリングリストを作成しており、打ち合わせのメモや簡単な忘備録をメーリングリストに流すようにしています。
これにより打ち合わせに参加していない事務局も案件の進捗を確認することができます。
２．スケジュールを共有する
弁護士のスケジュールは、グーグルカレンダーで共有しています。
そのため、基本的に事務局限りで、お客様との打ち合わせの日程を入れることができます。
グーグルカレンダーはすぐに同期されるので、基本的にダブルブッキングになる可能性はありません。
３．無駄な仕事をつくらない
人に仕事を任せると、その労力については無関心になりがちになります。
しかし、事務所全体の生産性を向上するためには、事務局の仕事も含めて俯瞰して仕事全体を見る必要があります。
簡単なところで言うと、コピー予定のものであればホッチキスで留めないなど、事務局にホッチキスを外すという無駄な仕事を増やさないということです。
また、今当然に事務局がやっている仕事について、本当にやる必要があるのかな、と疑うことも必要です。
例えば、内容証明を郵便局で出すこと、登記を法務局まで行ってとること、預金口座の入出金もすべて帳簿に手入力することなど、これらのことは、下記の記事で紹介したとおり、ウエブサービスで代替できます。
当事務所でも、機械（パソコンやウエブサービス）に任せられるところは、機械に任せて、機械ができない創造的な部分に集中し、サービスを向上していきたいと思います。
請求書や領収書を効率的に作成する方法
請求書や領収書を発行する際、どのようなソフトを使用していますか？
請求書や領収書は、重要な書類なので、正確性が必要とされる一方、日常的に作成する書類なので、効率的に作成したいものです。
当事務所では、以前は、ワードソフトで作成していました。そうすると、消費税、源泉徴収税や合計額の計算は手計算（計算機）が必要となります。
エクセルでの請求書、領収書の作成も検討したのですが、気に入るデザインがなく、採用にいたりませんでした。
しかし、会計ソフトとして使用している、MFクラウドビジネスの関連サービスであるMFクラウド請求書というサービスを利用してみたところ、とてもよかったので、現在は、このサービスを利用して、請求書や領収書を発行しています。
このサービスを利用すると、消費税や源泉徴収税を自動計算してくれるので、正確なものを効率的に作成することができるのです。
テンプレートも複数あり、好みのデザインのものを選ぶことができます。
ロゴも取り込むことができるので、スタイリッシュな請求書、領収書を作成することができます。
印影も取り込むことができるので、印刷して押印する手間を省くことができます（下の写真では、印影をモザイク処理しています。）。
請求書を作成すると、ワンクリックで領収書に変換することもできるので本当に便利です。
そして、画面上で作成した書類をPDFに変換できるので、印刷した請求書、領収書を再度スキャンをする必要もありません。
MFクラウド請求書は、一定の範囲では無料で利用できるので、ぜひ試してみてください。
PDF上で印鑑を押す方法
書類をメールで送る場合に、印鑑を押すためだけに、わざわざプリントアウトし、印鑑を押したものをスキャンして、PDFにすると、時間と手間がかかってしまいます。
そこで、PDFデータ上で印鑑を押す方法があります。
１．電子印鑑の作成
まず、電子印鑑を作成します。
一番簡単な方法は、印鑑を紙に押して、それをスキャンしてPDF化することです。
そして、そのデータをペイントなどのソフトで印鑑のサイズにトリミングします。
そうすれば電子印鑑の完成です。
ただ、その電子印鑑の文字の背景が白になっているので、文字に重ねることはできません。
電子印鑑を文字に重ねたいときには、フォトショップ等のソフトで、背景を透明に編集してPDF化する必要があります。
電子印鑑を作成する方法としては、他にもワードで作成する方法もありますし、電子印鑑を作成するウェブサービスを利用する方法もあります。
２．ソフトに取り込む
PDF閲覧ソフトとして一般的なAdobeの場合には、作成した電子印鑑をカスタムスタンプとして登録することができます（注釈機能）。
そうすれば、作成したワードファイルをPDF化し、そのPDFデータに電子印鑑を押すことができるのです。
当事務所では、FAXを返信する際にも、電子印鑑を使用することがあります。
当事務所では、FAXを紙で排出せず、PDFデータで受信しているので、PDFデータにそのまま電子印鑑を押し、パソコン上で返信することができるのです。
そのため、紙を一度も使用することなく処理が完了します。
印影が問題とならない書類を作成する場合には、電子印鑑が便利です。
ぜひ、試してみてください。
紙の伝言メモの代わりに使うもの
電話に出て、担当者が不在であった場合、紙の伝言メモに「◯月◯日 ◯時◯分 ◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと書いて、担当者の席に置いておくやり方を採用している方が多いと思います。
しかし、自分の席に戻ってきて、机の上に伝言メモがどっさりと置かれていると、どれから処理すればいいのか、と憂鬱になります。
それに、伝言メモが他の書類に紛れてしまったり、机の下に落ちてしまっていた場合には、案件処理に支障が出てしまいます。
伝言メモを作成する側としても、伝言メモを手書きする手間や伝言メモを購入したり用意するコストがかかってしまいます。
そこで、当事務所では、紙の伝言メモは廃止しています。
その代わりとして、電子メールを利用しています。
具体的には、電子メールのタイトルに「◯◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと完結に記載し、内容として「◯◯の件について」などと記載しています。
電子メールは、自動で作成日と時間が記載されるので、紙の伝言メモのように作成時間ないし電話受信時間を記載する必要はありません。
既に、電子メールを導入していれば、追加の費用もかかりません。
また、受信する側としても、出先で電話の内容を確認でき、その場で対応できるものは対応し、その他についても、優先順位を検討することができるのです。
さらに、電子メールは、自分自身の電話受信メモとしても使用できます。
電話でお客様から伝えられたことをメールで記載し、自分自身やチームのメンバーを宛先にして送信します。
そうすると、情報共有と電話受信メモの作成が同時にできるのです。
そして、作成した電話受信メモは、お客様とやりとりしたメールと一緒に、データとしてパソコンないしサーバー上の案件フォルダに移動させて保存することもできます。
そうすることにより、交渉の経緯や、やりとりの流れを、一覧で確認することができます。
電子メールを使用するデメリットは、頻繁にメールチェックをしておかなければならないことです。そのため、メールをよく使用されている方におすすめのシステムです。
地味なのにすごく便利な文房具３選
今日は、文房具店でも、なかなか存在を認識しにくいけれど、使ってみるととても便利な文房具を紹介します。
１．ホッチキスリムーバー
ホッチキスの針を書類から外す場合、ホッチキス本体についている爪のようなもので取ろうとしても、なかなかうまく外れません。自分の爪でホッチキスの針を外そうとして、爪が割れてしまうこともあります。
このホッチキスリムーバーは、ホッチキスの針を挟んで抜くものです。びっくりするくらい軽い力でスルッとホッチキスが外れます。ホッチキスの針を外すときに書類が破れることもありません。
２．レターオープナー
使い方は、封筒をレターオープナーで挟んで、左右どちらかに引くというものです。レターオープナーを使うと、封筒の端をハサミで切るよりも、早く封筒を開封できます。
カッターで封筒を切る感覚なのですが、なぜか、封筒の一面しか切れません。封筒の切れ端が落ちないので、ゴミが出ません。
ただ、挟むことのできない分厚い封筒には使えません。
３．指サック
指サックといえば、オレンジのゴムで指先から第二関節全体を覆うようなもののイメージが強かったのですが、今は、オシャレで、より実用的なものがあります。
自分の指のサイズにピッタリのものを選べば、指にピタッとはまるので、指サックを付けている感覚がほとんどなくなります。
それに、従来のものと違って、形状が輪なので、指先が蒸れることもありません。
そして、書類や書籍のページめくりのときに指サックをはめていると、閲覧のスピードが格段に上がります。
様々なデザインやサイズのものがあるので、ぜひご自身にあったものを使ってみてください。
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