矢田・太田法律事務所のBLOG

弁護士太田理恵のブログです。士業の仕事術やインフラ整備など。

モニターを全部浮かせました

当事務所の矢田が、以前からモニター1台を浮かせていたのですが、今年に入って、結局全部のモニターを浮かせました。

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浮かせるというのは、モニターにもともとついているモニタースタンドを取り外して、モニターアームを取り付けるということです。 

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後ろから見るとこのような感じです。

モニターアームで、モニターの高さや角度を調整することができます。

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モニターを浮かせるメリットは、モニターの下のスペースデスクがすっきりすること、地震対策になることとのことでした。

 

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ちなみに、おすすめのモニターアームは、エルゴトロンだそうです。

 

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弁護士事務所のWEB会議設備について

コロナウイルスの感染拡大に伴い、当事務所でもWEB会議の設備を整えました。

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①場所

まず、WEB会議の場所は、執務スペースではなく、会議スペースにしました。

執務スペースでWEB会議を行うと、他の電話の他の案件の音声がWEB会議のマイクに拾われてしまう可能性がありますし、カメラに別の案件のファイル等が映り込む可能性があるので、守秘義務の観点から問題があるからです。

そして、当事務所の会議スペースの壁は、白と濃い茶色があるのですが、白をバックにすることにしました。

テレビ番組のリモート出演の映像を見ても、白っぽいバックが多いですし、白の方が、髪の色や服との関係で見やすいからです。

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②インターネット回線

会議スペースには、有線lanがきていないので、無線のみの通信になってしまいます。WEB会議の通信量は多いので、念のため、中継器も設置しました。

 

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③パソコンとカメラ

WEB会議の間に議事録メモを作成したり、グーグルマップを確認したりすることがあるので、作業がしやすいように、ノートパソコンを使用しています。

ノートパソコンに右のモニターをつないで、デュアルディスプレイにしています。

WEB会議用のカメラを買いたかったのですが、売り切れ状態なので、ノートパソコン内蔵のカメラを使っています。

ただ、WEB会議中にノートパソコンのキーボードを打っていると、だんだん画面(カメラ)に近づいてしまい、すごく顔がアップになってしまうので、たまたま余っていたUSB接続のキーボードを接続して、画面から離れて打ち込みをしています。

 

④音声

WEB会議には、イヤホンマイクが必須だと思います。WEB会議中は、音が聞き取りにくい場面もあるので、パソコンやタブレットの内臓スピーカーだと、なかなか聞き取りが難しいです。

また、パソコンやタブレットの内臓マイクだと、周りの音も拾ってしまうので、マイクを使用した方が、相手にとって聞きやすいです。

WEB会議の音声は重要なので、会議を円滑に進めるためにも、イヤホンマイクはぜひ使った方がいいと思います。

ちなみに、当事務所では、2人でWEB会議に参加するときは、分岐コードをノートパソコンにつないで、2つのイヤホンマイクをつなげています。

 

 

⑤照明

YouTubeを撮影される方は、照明を使うということを聞き、当事務所でも、WEB会議用に簡易な照明を設置してみました。

やはり、照明をつけるとパーッと画面が明るくなりますし、顔色もよく映ります。

慣れれば、眩しくも感じません。

WEB会議に必須かと言われたら、必須ではないかもしれませんが、お手頃なライトもあるので、WEB会議の場所の環境(明るさ)によっては、試してみても損はないと思います。

 

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ファックスの内容を事務所外で確認する方法

弁護士業界では、ファックスはまだまだ使われています。

他の法律事務所から、交渉案件で重要な連絡がくることもありますし、裁判関係の書類が送られることもあります。裁判所から、ファックスで書面が送付されることもあります。

そのため、複合機がある事務所に行かないと、ファックス受信の有無や、ファックスの内容を確認できないというのは、非常に不便です。

 

そこで、当事務所では、ファックス受信データをメールに転送する仕組みを採用しました。

アプリではなく、複合機本体の機能に、メールに転送する機能があったので、それを利用しています。

ただ、当事務所で使っている複合機の場合、転送先メールアドレスを設定するだけでなく、メールサーバ等の設定も必要だったので、設定自体は少し大変でした。

複合機のメーカーによって設定方法が違うと思うので、複合機のメーカーのサポートなどに、設定の可否や、方法を問い合わせてみるのもいいかもしれません。

 

もともと当事務所では、ファックスを紙では出さずに、PDF化しているので、当初は、ファックスのPDFデータの保存先をクラウドストレージにすることで、事務所外から確認できるようにしようとしたのですが、これは、複合機の仕様上不可能だったのです。

 

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クラウドストレージを諦めて、いろいろ調べていたら、メールに転送できるということが分かったのです。

メールに転送される方が、クラウドストレージのフォルダに保存されるより、受信に気付きやすいですし、メールチェックとファックスのチェックが一度にできるので、かえって効率的です。

あと何年かわかりませんが、弁護士業界でファクスが使われなくなる限りは、この機能を使っていこうと思います。

 

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四角いスティックのり

久しぶりに文房具売り場をブラブラしていたら、四角いスティックのりを見つけました。 

当事務所の事務局は、スティックのり派なので、このスティックのりを買ってみました。

なぜ四角いかというと、角まで塗りやすいようにということらしいのですが、使ってみると、確かに封筒などの角まで塗りやすいらしいです。

スティックのりにも、商品改良なり新商品があるのですね。

ただ、当事務所でいつも買っているスティックのりより1個あたり、30円くらい高い価格帯です。

 

 

ちなみに私は、テープのり派です。

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肩がこるマウス こらないマウス

写真の一番左のマウスを2,3年使用していましたが、マウスのゴム部分がはげてしまったので、新しいマウスに変えることにしました。

 

はげたマウスは、左右クリックとスクロールホイールがあるくらいの単機能のマウスなのですが、静音マウスに興味があったのと、サイドボタンが付いたものにチャレンジしてみようということで、写真真ん中のマウスを購入しました。

 このマウスを使ってみると、確かにクリック音がほとんどせず、クリック感も軽く、また、マウス自体も軽いのでとても快適でした。

ところが、使用1日で肩甲骨まわりが、バキバキにこってしまったのです。

スクロールホイールがちょっと固めなのが原因だと思い、パソコンの方で、スクロールの設定を調節して、スクロール速度を上げてみたのですが、それでも肩こりは治りませんでした。 

おそらく、肩こりの原因は、このマウスが私の手に対して大きかったことなのかなと思います。

そこで、はげてしまったもともとのマウスと同じくらいのサイズで、静音でかつサイドボタン付きのマウスを探して買ってみました。

このマウスは、クリック音が小さいのはもちろん、ファイルを開くのが速くなったと勘違いするほどにクリックの感度がいい気がします。

スクロールホイールはとても軽いです。

サイドボタンは、ページ送りと戻りができるようになっているのですが、サイドボタンの存在自体をすぐに忘れてしまい、まだ使いこなせていません。

また、ロジクールのソフトでボタンのカスタマイズもできるようなのですが、まだそこまではできていません。

ただ、肩こりは無事に治りました。

 

デスクワークで肩こりを感じる方は、もしかしたらマウスの大きさが合っていないのかもしれません。

 

 

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年末のインフラ整備状況

ここ数か月で事務所のインフラを整備しました。

 

①会議室にモニター設置

会議室で使用しているノートパソコンの画面を映すためのモニターを設置しました。

お客様との打ち合わせにおいて、準備書面や陳述書などの変更箇所を画面で確認しながらその場で編集したり、議事録メモを画面上で表示させながら打ち合わせをしたりして使用しています。

ちなみに、会議室のテーブルが狭くならないように、モニターアームをつけました。

お客様が座られている位置や人数に応じて、好きな角度に画面を向けられるので、便利です。

エルゴトロン LX デスクマウント モニターアーム 45-241-026

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②パソコンを新調

思い切って、事務所のパソコン全台を新調しました。

前のパソコンは、まだ使って3年弱くらいで古くはなかったのですが、とにかく動きが遅くなってしまっていました。

ワードファイル1つを開くのに10秒くらいかかるときもあり、クリーンアップ(不要なソフトの削除)をやってもそこまで早くならなかったので、パソコンを新調することにしたのです。 

私自身、パソコンにそこまで詳しくないので、何を買っていいのか迷ってしまったのですが、雑誌で薦められていた、

・コアi5 8400
・メモリー 16ギガ
SSD 120ギガ
・HDD 1テラ

という条件をそのまま鵜呑みにして、これに当てはまるパソコンを探して購入しました。

実際に新しいパソコンを使用してみると、本当に作業効率が1割くらいは向上したような気がします。

ワード、エクセル、メーラー、PDFのビューアーも一瞬で起動しますし、ネット回線の速さは一緒なのにブラウザの操作も早くなりました。 

パソコンを新調するにあたって、旧パソコンから新パソコンへのデータ移行方法だけが心配だったのですが、これもできるだけデータをパソコン本体に保存せずに、NASなりクラウドを利用することで、データを移すことなく新パソコンの使用を開始することができました。

具体的には、メーラーのメールの保存先をローカル(パソコン本体)にしていたのを、NASに変更したり、インターネットのブラウザをFirefoxにしていたのを、GoogleChromeに変更し、ウエブサービスのIDやお気に入り登録を移した上で、新パソコンでGoogleChromeを開くといった感じです。

 

③電話帳の編集をオンラインで

 当事務所では典型的なオフィス電話を使用しているのですが、最近電話帳のメモリーが一杯になってしまいました。

しばらくは、手動で一件一件いらない番号を消していましたが、キリがないので、電話業者さんにお願いして、オフィス電話本体に保存している電話帳をオンラインで編集できるように設定をしてもらいました。

その結果、パソコン上で、サクサク電話帳を編集できるようになりました。

具体的には、定期的にパソコン上で電話帳のバックアップをとった上で、使わないものを一機に消去するというやり方を導入しました。

バックアップをとることにより、個別の案件フォルダに電話番号データを一個一個移したり、電話機本体からの削除後電話番号がわからなくなるといったこともなくなります。

それから、電話帳に登録する名前をジャンルごとに一定のルールのもとに簡単に揃えることができたので、電話機本体での電話帳検索スピードが格段に早くなり、発信までの時間を短縮できるようになりました。

 

④作業台を新調

以前は、奥行450ミリの作業台を使用していたのですが、通常使用するA4の書類は縦で297ミリなので、文房具などを置いたりすると、作業がしにくい状態になってしまっていました。

そこで、奥行き600ミリで幅1200ミリの作業台を2台導入しました。作業スペースが増えたので、書類作成等の作業が余裕をもって行えるようになりました。

高さは従前とおり、1000ミリのものなので、立って作業がしやすいですし、机の下にカートなども置けるのでスペースを有効活用できます。

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⑤その他

メーラーOutlookから、Thunderbirdに変更しました。Outlookは、本当に起動が遅かったり、全体的に動きがモタモタしていたのでイライラすることが多かったのですが、Thunderbirdはサクサク動くので快適です。メールの検索もやりやすいです。

また、コミュニケーションアプリのSlackを有料プランに変更しました。あっという間にメッセージ数が1万件を越えてしまい、無料で検索ができる限度を超過してしまったためです。

そして、自宅に、タブレットアームも設置しました。角度も向きも自由自在なので、立っていても座っていてもタブレットを使用できます。タブレットケースに入れていたときと比較して、気軽に検索したりネット注文ができるので、タブレットの使用頻度が格段に上がりました。

 

 

設備投資をしようと思っても、何を選んでいいかわからず、後回しにしがちですが、いざやってみると本当に生産性が上がります。

来年は、インフラに関する問題を後回しにせずに、失敗してもいいから設備投資しなければいけないと反省しました。

 

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タスクリストを廃止してSlackに一本化しました

以前は、Todoistというタスクリストを使用して、事務所内でタスクを共有していました。

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

 Todoistは、タスクを案件ごとに整理できるので、すごく便利だったのですが、Slackを使うようになって、使わなくなってしまっていました。

rieohta-yotlaw.hatenablog.comほとんどのタスクはSlackのやりとりの中で発生するので、SlackからTodoistに書き写すのが面倒になったのです。

Slackでは、タスクについてのメッセージにスターをつけることができ、スター付きアイテムとして、一覧で表示させることができます。

ただ、Todoistと異なり、日時や優先順位を設定できないので、急ぎでないタスクもスター付きアイテムとして表示されてしまうと、見にくくなってしまします。

そこで、急ぎでないタスクについては、スターをつけずに、リマインダーを設定しています。

get.slack.help

リマインドされてから、スターをつけるという流れです。

お客様に書類の返送をお願いするなど、「待」のタスクについては、Slackのピンどめ機能を使用しています。

ただ、ピンどめをしたアイテムについては、チャンネルを越えて一覧で表示できないので、催促するタイミングでリマインダーを設定しています。

 

どんどん便利なアプリケーションやサービスが出てくるので、1つの多機能のソフトに依存しすぎずに、単機能のアプリケーションを利用し、いいものがあればすぐに乗り換えられるようなシステムにしておくのが重要なのかなと個人的には考えています。

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