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矢田・太田法律事務所のBLOG

浜松の法律事務所の弁護士太田理恵のブログです。

弁護士が必要な離婚、必要ではない離婚

ブラッド・ピットアンジェリーナ・ジョリージョニー・デップアンバー・ハードなど、ハリウッドスターが離婚する場合に、弁護士を間に入れて協議をしているという報道がなされることがあります。

しかし、離婚するときに弁護士が必要となる(弁護士に依頼した方がいい)ケースは、ハリウッドスターの離婚だけではありません。

本来、弁護士に依頼をしなくても、当事者間で離婚の合意をして、離婚届を提出すれば、離婚をすることができます。

そうであるのにもかかわらず、どのような場合に弁護士が必要となるのでしょうか?


基本的には、相手と「もめている場合」には弁護士が必要となります。

例えば、

・離婚をしたいのに、相手が応じてくれない場合

・親権、養育費、財産分与、慰謝料等の離婚の条件で相手と折り合いがつかない場合

・相手との関係悪化のため、そもそも当事者同士の直接交渉自体が難しい場合

があります。

 

もっとも、相手ともめていない場合であっても、弁護士にご依頼いただいたり、法律相談に来られる場合もあります。

例えば、

・相手と交渉をする時間的負担や精神的負担を軽減したい場合

・離婚後の紛争を予防するため、合意書や公正証書を作成したい場合

・相手から提示された離婚の条件の妥当性がわからない場合

です。

 

離婚をしたいけれども、弁護士に相談するべきかわからないという方は、ぜひ参考にしてみてください。

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請求書や領収書を効率的に作成する方法

請求書や領収書を発行する際、どのようなソフトを使用していますか?

請求書や領収書は、重要な書類なので、正確性が必要とされる一方、日常的に作成する書類なので、効率的に作成したいものです。

当事務所では、以前は、ワードソフトで作成していました。そうすると、消費税、源泉徴収税や合計額の計算は手計算(計算機)が必要となります。

エクセルでの請求書、領収書の作成も検討したのですが、気に入るデザインがなく、採用にいたりませんでした。

 

しかし、会計ソフトとして使用している、MFクラウドビジネスの関連サービスであるMFクラウド請求書というサービスを利用してみたところ、とてもよかったので、現在は、このサービスを利用して、請求書や領収書を発行しています。

invoice.moneyforward.com

このサービスを利用すると、消費税や源泉徴収税を自動計算してくれるので、正確なものを効率的に作成することができるのです。

テンプレートも複数あり、好みのデザインのものを選ぶことができます。

ロゴも取り込むことができるので、スタイリッシュな請求書、領収書を作成することができます。

印影も取り込むことができるので、印刷して押印する手間を省くことができます(下の写真では、印影をモザイク処理しています。)。

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請求書を作成すると、ワンクリックで領収書に変換することもできるので本当に便利です。

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そして、画面上で作成した書類をPDFに変換できるので、印刷した請求書、領収書を再度スキャンをする必要もありません。

MFクラウド請求書は、一定の範囲では無料で利用できるので、ぜひ試してみてください。

 

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PDF上で印鑑を押す方法

書類をメールで送る場合に、印鑑を押すためだけに、わざわざプリントアウトし、印鑑を押したものをスキャンして、PDFにすると、時間と手間がかかってしまいます。

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そこで、PDFデータ上で印鑑を押す方法があります。

 

1.電子印鑑の作成

まず、電子印鑑を作成します。

一番簡単な方法は、印鑑を紙に押して、それをスキャンしてPDF化することです。

そして、そのデータをペイントなどのソフトで印鑑のサイズにトリミングします。

そうすれば電子印鑑の完成です。

ただ、その電子印鑑の文字の背景が白になっているので、文字に重ねることはできません。

電子印鑑を文字に重ねたいときには、フォトショップ等のソフトで、背景を透明に編集してPDF化する必要があります。

電子印鑑を作成する方法としては、他にもワードで作成する方法もありますし、電子印鑑を作成するウェブサービスを利用する方法もあります。

 

2.ソフトに取り込む

 PDF閲覧ソフトとして一般的なAdobeの場合には、作成した電子印鑑をカスタムスタンプとして登録することができます(注釈機能)。

そうすれば、作成したワードファイルをPDF化し、そのPDFデータに電子印鑑を押すことができるのです。

 当事務所では、FAXを返信する際にも、電子印鑑を使用することがあります。

当事務所では、FAXを紙で排出せず、PDFデータで受信しているので、PDFデータにそのまま電子印鑑を押し、パソコン上で返信することができるのです。

そのため、紙を一度も使用することなく処理が完了します。

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

印影が問題とならない書類を作成する場合には、電子印鑑が便利です。

ぜひ、試してみてください。

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紙の伝言メモの代わりに使うもの

電話に出て、担当者が不在であった場合、紙の伝言メモに「◯月◯日 ◯時◯分 ◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと書いて、担当者の席に置いておくやり方を採用している方が多いと思います。

しかし、自分の席に戻ってきて、机の上に伝言メモがどっさりと置かれていると、どれから処理すればいいのか、と憂鬱になります。

それに、伝言メモが他の書類に紛れてしまったり、机の下に落ちてしまっていた場合には、案件処理に支障が出てしまいます。

伝言メモを作成する側としても、伝言メモを手書きする手間や伝言メモを購入したり用意するコストがかかってしまいます。

ポスト・イット 強粘着電話ノート 74x69mm 90枚 SSP-33TY

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 そこで、当事務所では、紙の伝言メモは廃止しています。

その代わりとして、電子メールを利用しています。

具体的には、電子メールのタイトルに「◯◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと完結に記載し、内容として「◯◯の件について」などと記載しています。

電子メールは、自動で作成日と時間が記載されるので、紙の伝言メモのように作成時間ないし電話受信時間を記載する必要はありません。

既に、電子メールを導入していれば、追加の費用もかかりません。

また、受信する側としても、出先で電話の内容を確認でき、その場で対応できるものは対応し、その他についても、優先順位を検討することができるのです。

 

さらに、電子メールは、自分自身の電話受信メモとしても使用できます。

電話でお客様から伝えられたことをメールで記載し、自分自身やチームのメンバーを宛先にして送信します。

そうすると、情報共有と電話受信メモの作成が同時にできるのです。

そして、作成した電話受信メモは、お客様とやりとりしたメールと一緒に、データとしてパソコンないしサーバー上の案件フォルダに移動させて保存することもできます。

そうすることにより、交渉の経緯や、やりとりの流れを、一覧で確認することができます。

 

電子メールを使用するデメリットは、頻繁にメールチェックをしておかなければならないことです。そのため、メールをよく使用されている方におすすめのシステムです。

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地味なのにすごく便利な文房具3選

今日は、文房具店でも、なかなか存在を認識しにくいけれど、使ってみるととても便利な文房具を紹介します。

 

1.ホッチキスリムーバー

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ホッチキスの針を書類から外す場合、ホッチキス本体についている爪のようなもので取ろうとしても、なかなかうまく外れません。自分の爪でホッチキスの針を外そうとして、爪が割れてしまうこともあります。

このホッチキスリムーバーは、ホッチキスの針を挟んで抜くものです。びっくりするくらい軽い力でスルッとホッチキスが外れます。ホッチキスの針を外すときに書類が破れることもありません。

NOVUS ノーヴァス ホッチキスリムーバー B85

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2.レターオープナー

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使い方は、封筒をレターオープナーで挟んで、左右どちらかに引くというものです。レターオープナーを使うと、封筒の端をハサミで切るよりも、早く封筒を開封できます。

カッターで封筒を切る感覚なのですが、なぜか、封筒の一面しか切れません。封筒の切れ端が落ちないので、ゴミが出ません。

ただ、挟むことのできない分厚い封筒には使えません。

 

 3.指サック

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指サックといえば、オレンジのゴムで指先から第二関節全体を覆うようなもののイメージが強かったのですが、今は、オシャレで、より実用的なものがあります。

自分の指のサイズにピッタリのものを選べば、指にピタッとはまるので、指サックを付けている感覚がほとんどなくなります。

それに、従来のものと違って、形状が輪なので、指先が蒸れることもありません。

そして、書類や書籍のページめくりのときに指サックをはめていると、閲覧のスピードが格段に上がります。

様々なデザインやサイズのものがあるので、ぜひご自身にあったものを使ってみてください。

 

プラス 指サック リング型 メクリッコ 指先美人 M/Lサイズ KM-305L 44-869

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事務局のインフラを増強しました

 

しばらくブログの更新ができていなかったのですが、その間に事務局のインフラ設備を整えておりました。

 

1.デスク

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もともと事務局のデスクは、幅1200ミリ、奥行き700ミリの一般的なものを採用していました。

しかし、モニター二台とスキャナー、キーボードを机上に設置すると、残りのスペースが小さくなってしまったので、幅1600ミリ、奥行き850ミリの大きなデスクを導入しました。

パソコン操作だけでなく、書類関係の処理もしやすい大きさです。

(写真は、作業台に使用している同じ机です。)

www.okamura.co.jp

2.モニター

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モニターも二台体制にしました。もちろん縦置きです。

A4サイズの書類を一度に見ることができます。

また、一方のモニターで文書を作成しながら、参照書類を他方のモニターに映し出すこともできます。

 

3.チェア

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 長時間座るものなので、チェアも高性能のものを採用しました。

 

4.スキャナー

書類は基本的にすべてスキャンするようにしているので、事務局のデスクにも最新のスキャナーを設置しました。

最新のものは、スキャンのスピードが早く、文書の上下も認識するなど、高性能です。

富士通 ScanSnap iX500 (A4/両面)

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5.テレホンスタンド

デスクの上に電話機を設置するとスペースをとってしまうので、テレホンスタンドの上に電話機を設置しました。

電話が鳴って、席に戻ったときに、立ったままの姿勢でも電話がしやすいという点でも便利です。

当事務所では、弁護士のデスクにもテレホンスタンドを設置しています。

 

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終了した案件の書類管理法

弁護士が管理する書類には、大きく分けて3種類あります。

①当事務所で作成した書類、②相手方代理人(相手方本人)から交付される書類、③裁判所から交付された書類です。

 

1.電子データで保管するもの

当事務所では、①~③の書類は、すべてスキャンをして、電子データとして管理します。

そして、①~③の書類は、案件進行中にその都度依頼者に対して、コピーを郵便またはメールで送付します。

2.原本を保管するもの

③裁判所から交付された書類については、案件終結時に、原本を依頼者にお返しします。

なぜなら、再び紛争が起きた場合に必要となる重要な書類が含まれている可能性があり、委任契約が終了した以上、依頼者本人が保管すべき書類であるからです。

もっとも、紛争の予防のため、当事務所の弁護士と依頼者との間の委任契約書(当方保管分)等は原本を保管します。

3.廃棄するもの

案件終結時には、紙で管理していた①当事務所作成書類、②相手方代理人(相手方本人)作成書類は、原則廃棄します。

紙で書類を保管していても、過去の依頼者から問い合わせがあった場合に、すぐに参照できなければ、保管していないのと同じだと思います。

スキャンをした電子データに、適切なタイトルをつけていれば、検索することができ、すぐに参照することができます。

また、類似案件が発生したときにも、簡単に参照することができます。

さらに、類似案件の書類を蓄積することで、ブラッシュアップしやすくなります。

ただ、電子データは、消失するリスクがあるので、バックアップをしっかりとっておく必要があります。

 

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