弁護士事務所のWEB会議設備について - 矢田・太田法律事務所のBLOG

コロナウイルスの感染拡大に伴い、当事務所でもWEB会議の設備を整えました。

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①場所

まず、WEB会議の場所は、執務スペースではなく、会議スペースにしました。

執務スペースでWEB会議を行うと、他の電話の他の案件の音声がWEB会議のマイクに拾われてしまう可能性がありますし、カメラに別の案件のファイル等が映り込む可能性があるので、守秘義務の観点から問題があるからです。

そして、当事務所の会議スペースの壁は、白と濃い茶色があるのですが、白をバックにすることにしました。

テレビ番組のリモート出演の映像を見ても、白っぽいバックが多いですし、白の方が、髪の色や服との関係で見やすいからです。

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②インターネット回線

会議スペースには、有線lanがきていないので、無線のみの通信になってしまいます。WEB会議の通信量は多いので、念のため、中継器も設置しました。

③パソコンとカメラ

WEB会議の間に議事録メモを作成したり、グーグルマップを確認したりすることがあるので、作業がしやすいように、ノートパソコンを使用しています。

ノートパソコンに右のモニターをつないで、デュアルディスプレイにしています。

WEB会議用のカメラを買いたかったのですが、売り切れ状態なので、ノートパソコン内蔵のカメラを使っています。

ただ、WEB会議中にノートパソコンのキーボードを打っていると、だんだん画面（カメラ）に近づいてしまい、すごく顔がアップになってしまうので、たまたま余っていたUSB接続のキーボードを接続して、画面から離れて打ち込みをしています。

④音声

WEB会議には、イヤホンマイクが必須だと思います。WEB会議中は、音が聞き取りにくい場面もあるので、パソコンやタブレットの内臓スピーカーだと、なかなか聞き取りが難しいです。

また、パソコンやタブレットの内臓マイクだと、周りの音も拾ってしまうので、マイクを使用した方が、相手にとって聞きやすいです。

WEB会議の音声は重要なので、会議を円滑に進めるためにも、イヤホンマイクはぜひ使った方がいいと思います。

ちなみに、当事務所では、２人でWEB会議に参加するときは、分岐コードをノートパソコンにつないで、２つのイヤホンマイクをつなげています。

⑤照明

YouTubeを撮影される方は、照明を使うということを聞き、当事務所でも、WEB会議用に簡易な照明を設置してみました。

やはり、照明をつけるとパーッと画面が明るくなりますし、顔色もよく映ります。

慣れれば、眩しくも感じません。

WEB会議に必須かと言われたら、必須ではないかもしれませんが、お手頃なライトもあるので、WEB会議の場所の環境（明るさ）によっては、試してみても損はないと思います。