年末のインフラ整備状況 - 矢田・太田法律事務所のBLOG

ここ数か月で事務所のインフラを整備しました。

①会議室にモニター設置

会議室で使用しているノートパソコンの画面を映すためのモニターを設置しました。

お客様との打ち合わせにおいて、準備書面や陳述書などの変更箇所を画面で確認しながらその場で編集したり、議事録メモを画面上で表示させながら打ち合わせをしたりして使用しています。

ちなみに、会議室のテーブルが狭くならないように、モニターアームをつけました。

お客様が座られている位置や人数に応じて、好きな角度に画面を向けられるので、便利です。

②パソコンを新調

思い切って、事務所のパソコン全台を新調しました。

前のパソコンは、まだ使って３年弱くらいで古くはなかったのですが、とにかく動きが遅くなってしまっていました。

ワードファイル１つを開くのに１０秒くらいかかるときもあり、クリーンアップ（不要なソフトの削除）をやってもそこまで早くならなかったので、パソコンを新調することにしたのです。

私自身、パソコンにそこまで詳しくないので、何を買っていいのか迷ってしまったのですが、雑誌で薦められていた、

・コアi5 8400
・メモリー　16ギガ
・SSD　120ギガ
・HDD　1テラ

という条件をそのまま鵜呑みにして、これに当てはまるパソコンを探して購入しました。

実際に新しいパソコンを使用してみると、本当に作業効率が１割くらいは向上したような気がします。

ワード、エクセル、メーラー、PDFのビューアーも一瞬で起動しますし、ネット回線の速さは一緒なのにブラウザの操作も早くなりました。

パソコンを新調するにあたって、旧パソコンから新パソコンへのデータ移行方法だけが心配だったのですが、これもできるだけデータをパソコン本体に保存せずに、NASなりクラウドを利用することで、データを移すことなく新パソコンの使用を開始することができました。

具体的には、メーラーのメールの保存先をローカル（パソコン本体）にしていたのを、NASに変更したり、インターネットのブラウザをFirefoxにしていたのを、GoogleChromeに変更し、ウエブサービスのIDやお気に入り登録を移した上で、新パソコンでGoogleChromeを開くといった感じです。

③電話帳の編集をオンラインで

当事務所では典型的なオフィス電話を使用しているのですが、最近電話帳のメモリーが一杯になってしまいました。

しばらくは、手動で一件一件いらない番号を消していましたが、キリがないので、電話業者さんにお願いして、オフィス電話本体に保存している電話帳をオンラインで編集できるように設定をしてもらいました。

その結果、パソコン上で、サクサク電話帳を編集できるようになりました。

具体的には、定期的にパソコン上で電話帳のバックアップをとった上で、使わないものを一機に消去するというやり方を導入しました。

バックアップをとることにより、個別の案件フォルダに電話番号データを一個一個移したり、電話機本体からの削除後電話番号がわからなくなるといったこともなくなります。

それから、電話帳に登録する名前をジャンルごとに一定のルールのもとに簡単に揃えることができたので、電話機本体での電話帳検索スピードが格段に早くなり、発信までの時間を短縮できるようになりました。

④作業台を新調

以前は、奥行450ミリの作業台を使用していたのですが、通常使用するA４の書類は縦で297ミリなので、文房具などを置いたりすると、作業がしにくい状態になってしまっていました。

そこで、奥行き600ミリで幅1200ミリの作業台を２台導入しました。作業スペースが増えたので、書類作成等の作業が余裕をもって行えるようになりました。

高さは従前とおり、1000ミリのものなので、立って作業がしやすいですし、机の下にカートなども置けるのでスペースを有効活用できます。

⑤その他

メーラーをOutlookから、Thunderbirdに変更しました。Outlookは、本当に起動が遅かったり、全体的に動きがモタモタしていたのでイライラすることが多かったのですが、Thunderbirdはサクサク動くので快適です。メールの検索もやりやすいです。

また、コミュニケーションアプリのSlackを有料プランに変更しました。あっという間にメッセージ数が１万件を越えてしまい、無料で検索ができる限度を超過してしまったためです。

そして、自宅に、タブレットアームも設置しました。角度も向きも自由自在なので、立っていても座っていてもタブレットを使用できます。タブレットケースに入れていたときと比較して、気軽に検索したりネット注文ができるので、タブレットの使用頻度が格段に上がりました。

設備投資をしようと思っても、何を選んでいいかわからず、後回しにしがちですが、いざやってみると本当に生産性が上がります。

来年は、インフラに関する問題を後回しにせずに、失敗してもいいから設備投資しなければいけないと反省しました。