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矢田・太田法律事務所のBLOG

浜松の法律事務所の弁護士太田理恵のブログです。

終了した案件の書類管理法

弁護士が管理する書類には、大きく分けて3種類あります。

①当事務所で作成した書類、②相手方代理人(相手方本人)から交付される書類、③裁判所から交付された書類です。

 

1.電子データで保管するもの

当事務所では、①~③の書類は、すべてスキャンをして、電子データとして管理します。

そして、①~③の書類は、案件進行中にその都度依頼者に対して、コピーを郵便またはメールで送付します。

2.原本を保管するもの

③裁判所から交付された書類については、案件終結時に、原本を依頼者にお返しします。

なぜなら、再び紛争が起きた場合に必要となる重要な書類が含まれている可能性があり、委任契約が終了した以上、依頼者本人が保管すべき書類であるからです。

もっとも、紛争の予防のため、当事務所の弁護士と依頼者との間の委任契約書(当方保管分)等は原本を保管します。

3.廃棄するもの

案件終結時には、紙で管理していた①当事務所作成書類、②相手方代理人(相手方本人)作成書類は、原則廃棄します。

紙で書類を保管していても、過去の依頼者から問い合わせがあった場合に、すぐに参照できなければ、保管していないのと同じだと思います。

スキャンをした電子データに、適切なタイトルをつけていれば、検索することができ、すぐに参照することができます。

また、類似案件が発生したときにも、簡単に参照することができます。

さらに、類似案件の書類を蓄積することで、ブラッシュアップしやすくなります。

ただ、電子データは、消失するリスクがあるので、バックアップをしっかりとっておく必要があります。

 

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