年末のインフラ整備状況
ここ数か月で事務所のインフラを整備しました。
①会議室にモニター設置
会議室で使用しているノートパソコンの画面を映すためのモニターを設置しました。
お客様との打ち合わせにおいて、準備書面や陳述書などの変更箇所を画面で確認しながらその場で編集したり、議事録メモを画面上で表示させながら打ち合わせをしたりして使用しています。
ちなみに、会議室のテーブルが狭くならないように、モニターアームをつけました。
お客様が座られている位置や人数に応じて、好きな角度に画面を向けられるので、便利です。
エルゴトロン LX デスクマウント モニターアーム 45-241-026
- 出版社/メーカー: エルゴトロン
- 発売日: 2010/03/09
- メディア: Personal Computers
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②パソコンを新調
思い切って、事務所のパソコン全台を新調しました。
前のパソコンは、まだ使って３年弱くらいで古くはなかったのですが、とにかく動きが遅くなってしまっていました。
ワードファイル１つを開くのに１０秒くらいかかるときもあり、クリーンアップ（不要なソフトの削除）をやってもそこまで早くならなかったので、パソコンを新調することにしたのです。
私自身、パソコンにそこまで詳しくないので、何を買っていいのか迷ってしまったのですが、雑誌で薦められていた、
・コアi5 8400
・メモリー 16ギガ
・SSD 120ギガ
・HDD 1テラ
という条件をそのまま鵜呑みにして、これに当てはまるパソコンを探して購入しました。
実際に新しいパソコンを使用してみると、本当に作業効率が１割くらいは向上したような気がします。
ワード、エクセル、メーラー、PDFのビューアーも一瞬で起動しますし、ネット回線の速さは一緒なのにブラウザの操作も早くなりました。
パソコンを新調するにあたって、旧パソコンから新パソコンへのデータ移行方法だけが心配だったのですが、これもできるだけデータをパソコン本体に保存せずに、NASなりクラウドを利用することで、データを移すことなく新パソコンの使用を開始することができました。
具体的には、メーラーのメールの保存先をローカル（パソコン本体）にしていたのを、NASに変更したり、インターネットのブラウザをFirefoxにしていたのを、GoogleChromeに変更し、ウエブサービスのIDやお気に入り登録を移した上で、新パソコンでGoogleChromeを開くといった感じです。
③電話帳の編集をオンラインで
当事務所では典型的なオフィス電話を使用しているのですが、最近電話帳のメモリーが一杯になってしまいました。
しばらくは、手動で一件一件いらない番号を消していましたが、キリがないので、電話業者さんにお願いして、オフィス電話本体に保存している電話帳をオンラインで編集できるように設定をしてもらいました。
その結果、パソコン上で、サクサク電話帳を編集できるようになりました。
具体的には、定期的にパソコン上で電話帳のバックアップをとった上で、使わないものを一機に消去するというやり方を導入しました。
バックアップをとることにより、個別の案件フォルダに電話番号データを一個一個移したり、電話機本体からの削除後電話番号がわからなくなるといったこともなくなります。
それから、電話帳に登録する名前をジャンルごとに一定のルールのもとに簡単に揃えることができたので、電話機本体での電話帳検索スピードが格段に早くなり、発信までの時間を短縮できるようになりました。
④作業台を新調
以前は、奥行450ミリの作業台を使用していたのですが、通常使用するA４の書類は縦で297ミリなので、文房具などを置いたりすると、作業がしにくい状態になってしまっていました。
そこで、奥行き600ミリで幅1200ミリの作業台を２台導入しました。作業スペースが増えたので、書類作成等の作業が余裕をもって行えるようになりました。
高さは従前とおり、1000ミリのものなので、立って作業がしやすいですし、机の下にカートなども置けるのでスペースを有効活用できます。
⑤その他
メーラーをOutlookから、Thunderbirdに変更しました。Outlookは、本当に起動が遅かったり、全体的に動きがモタモタしていたのでイライラすることが多かったのですが、Thunderbirdはサクサク動くので快適です。メールの検索もやりやすいです。
また、コミュニケーションアプリのSlackを有料プランに変更しました。あっという間にメッセージ数が１万件を越えてしまい、無料で検索ができる限度を超過してしまったためです。
そして、自宅に、タブレットアームも設置しました。角度も向きも自由自在なので、立っていても座っていてもタブレットを使用できます。タブレットケースに入れていたときと比較して、気軽に検索したりネット注文ができるので、タブレットの使用頻度が格段に上がりました。
設備投資をしようと思っても、何を選んでいいかわからず、後回しにしがちですが、いざやってみると本当に生産性が上がります。
来年は、インフラに関する問題を後回しにせずに、失敗してもいいから設備投資しなければいけないと反省しました。
タスクリストを廃止してSlackに一本化しました
以前は、Todoistというタスクリストを使用して、事務所内でタスクを共有していました。
Todoistは、タスクを案件ごとに整理できるので、すごく便利だったのですが、Slackを使うようになって、使わなくなってしまっていました。
rieohta-yotlaw.hatenablog.comほとんどのタスクはSlackのやりとりの中で発生するので、SlackからTodoistに書き写すのが面倒になったのです。
Slackでは、タスクについてのメッセージにスターをつけることができ、スター付きアイテムとして、一覧で表示させることができます。
ただ、Todoistと異なり、日時や優先順位を設定できないので、急ぎでないタスクもスター付きアイテムとして表示されてしまうと、見にくくなってしまします。
そこで、急ぎでないタスクについては、スターをつけずに、リマインダーを設定しています。
リマインドされてから、スターをつけるという流れです。
お客様に書類の返送をお願いするなど、「待」のタスクについては、Slackのピンどめ機能を使用しています。
ただ、ピンどめをしたアイテムについては、チャンネルを越えて一覧で表示できないので、催促するタイミングでリマインダーを設定しています。
どんどん便利なアプリケーションやサービスが出てくるので、１つの多機能のソフトに依存しすぎずに、単機能のアプリケーションを利用し、いいものがあればすぐに乗り換えられるようなシステムにしておくのが重要なのかなと個人的には考えています。
PDFをできるだけ正確かつ簡単にWordにする方法
弁護士業においては、書面にコメントを入れたり、修正したいときがよくあるのですが、その書面が紙のみであったり、PDFデータのみであることがあります。
そのようなときには、PDFデータをWordに変換する必要がでてきます。
最近、グーグルドライブの精度がいいというネットの記事を見かけたので、初めてグーグルドライブを使用してみました。
やり方は、本当に簡単で、まず、グーグルのアカウントがあれば、グーグルドライブを開いて、PDFファイルをアップロードします。
あとは、アップロードしたファイルを右クリックして、「アプリで開く＞Googleドキュメント」というボタンをクリックするだけです。
そうすると、PDFがGoogleドキュメントに変換されるので、これをコピーして、Wordに貼り付ければ終わりです。
精度としては、文字の大きさや、インデントがバラバラになっているところもありました。
表の読み取りもやってみたのですが、表の線は読み取らず文字のみの読み取りでした。
しかし、記載されている文字自体の認識率、精度は相当高いと思いました。
しかも、３，４枚のページであれば一瞬で変換が完了しました。
Word化するにあたって、文字の認識率が最も重要だと思うので、このくらいの精度であれば、今後も利用したいと思います。
カップホルダーを導入しました
当事務所では、お客様との打ち合わせの際には、基本的に、飲み物をお出ししております。
以前は、夏には冷たい飲み物をグラスで、冬は温かい飲み物を陶器の湯のみでお出ししていました。
しかし、最近は、カップホルダーと紙コップの組み合わせでお出しすることにしています。
カップホルダーは、つや消しで取っ手がついているもの、紙コップは、冷たいものと温かいもの両方対応しているものを採用しています。
カップホルダーに取っ手がついていると、片手でも飲みやすいのです。
また、冷たい飲み物を入れてもカップホルダーは結露しないので、手が濡れず、打ち合わせ中に書類が濡れしまうこともありません。
温かいお茶を注ぎたての場合、陶器の湯のみだと、熱くて触れないこともあったのですが、カップホルダーの取っ手があると、コップの熱さをほとんど感じないので、温かい飲み物を冷めないうちから飲むことができます。
さらに、当たり前ですが、毎回新品の紙コップを使用するので、衛生的です。
よく考えたら、スターバックスに代表されるようなコーヒーチェーンでも、商品を紙コップで提供していますし、下手に安いグラスよりは紙コップの方が口当たりもよく飲みやすいかもしれません。
もともとは、弁護士業というサービスとして本質的でない、グラスを洗ったり、乾かすことに時間をかける意義や、グラス等が割れる危険性等を考慮して、カップホルダーを導入したのですが、カップホルダー形式が、かえってお客様にも好評なので、今後も使用を継続していきたいと思います。
最近のお気に入り家電
最近、新しい家電を導入しましたので、紹介します。
１．ワイヤレス充電器
まずは、スマートフォン用のワイヤレス充電器です。
以前は、下の丸いタイプのワイヤレス充電器を使用していたのですが、丸型だと、接触位置がいまいちわからず、充電がされていないことがありました。
それでも、何週間か使用したのですが、不良品だったのか、最終的に全く充電ができなくなりました。
立てかけるタイプのワイヤレス充電器は、スマートフォンが決まった位置にしか置けないので、確実に充電される安心感があります。
充電ケーブルを挿すことを面倒くさがるなんて、と思われる方がいらっしゃるかもしれませんが、ワイヤレス充電器を経験すると、充電ケーブルを挿すのが本当に億劫になります。
実際に、私自身も、ワイヤレス充電器を導入したことで、寝る前にきちんとスマートフォンを充電する回数が激増しました。
２．カーテン自動開閉機
この家電は、ブルートゥース接続をしてスマートフォンで開閉時間の設定をすれば、自動でカーテンの開閉をしてくれるものです。
１台目は、商品の名前のとおり、朝日で気持ちよく目覚めるために、寝室のカーテンに設置し、朝には開き、夕方には閉めてくれるように設定しました。
何時にでも開閉の設定ができるし、設定をしたスマートフォンが近くになくても開閉の動作をやってくれるので、旅行中などの不在時も安心です。
ロビット(Robit) めざましカーテン mornin' MN-C01 ホワイト 2017年度グッドデザイン賞受賞
- 出版社/メーカー: ロビット(Robit)
- メディア: ホーム&キッチン
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２台目は、リビングに設置しました。
リビングのカーテンは、夜に洗濯物を取りこむ等で一時的に開閉することもあるので、手動でも開閉が可能な仕様になっている最新機種のplusを設置しました。
めざましカーテン mornin’ plus(モーニンプラス) スマホ連動型カーテン自動開閉機 太陽の光でスッキリ目覚める 新機種 MN-C02
- 出版社/メーカー: ロビット(Robit)
- メディア: エレクトロニクス
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設置方法は、以下の写真のように、動かしたいカーテンの端から１番目のひだの間のカーテンレールに差し込むだけなので簡単です。
両機種とも、動作音がそれなりにしますが、会話が遮られる程の音量ではないし、個人的には気になりません。
カーテンを自分で開け閉めしなくていいというだけで、毎日が少し快適です。
当たり前のように毎日やっていることでも、実は自分でやる必要がないようなものは、どんどん機械にまかせていきたいです。
３．ダイソンヘヤドライヤー
値段が高いので、ずっと購入を躊躇していたのですが、スーパー銭湯にあったものを使ったらよかったので、ついに購入しました。
ダイソン ヘアドライヤー Dyson Supersonic HD01 ULF IIF アイアン/フューシャ
- 出版社/メーカー: Dyson (ダイソン)
- 発売日: 2017/05/25
- メディア: ホーム&キッチン
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以前は、ナノケアを使っていました。ナノケアもそれなりに風量があるので、満足していたのですが、ダイソンのヘアドライヤーの風量は桁違いでした。
風量を最強にすると、赤ちゃんの産毛は飛んでいきそうなくらい強風です。
パナソニック ヘアドライヤー ナノケア 海外対応 ピンクゴールド EH-NA59-PN
- 出版社/メーカー: パナソニック(Panasonic)
- 発売日: 2017/09/01
- メディア: ホーム&キッチン
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私自身、ロングヘアなのですが、子供の対応のために、お風呂上がりに髪を十分に乾かす時間がなく、いつも半乾きになってしまうのが悩みでした。
しかし、ダイソンのヘヤドライヤーだと、ロングヘアでも５分くらいで全体を乾かすことができました。
風の温度も他のドライヤーと比較すると低く、夏に使用しても快適です。
風量を最強にすると、地肌に風がよく届くので、地肌もスッキリします。
デザインもおしゃれだし、特に重さも気になりません。
ただ、ロングヘアをずっと風量最強で乾かしていると、流石にボサボサになるので、長い髪を綺麗に乾かすにはアタッチメントを使うとか、それなりに技術が必要な気がします。
意外に、ショートヘアの方が、向いている商品かもしれません。
スマートスピーカーとは何か
スマートスピーカーのGoogle Homeを使用しはじめて1ヵ月が経過しました。
使用した感想としては、Google Homeは、スピーカーの上位機種ではなく、声の大きいGoogleアシスタント（iphoneでいうと、Siriのようなもの）という位置づけのように感じました。
基本的には、人間の声のみで指示ができ、GoogleHomeは声または音などで返答してくれるのです。
例えば、「OK、グーグル、～は何？」と尋ねると、Wikipediaで調べた結果を声で教えてくれます。
また、「OK、グーグル、今日のニュースは？」と尋ねると、radikoのアプリケーションを作動させて、ラジオのニュースを再生してくれます。
設定をすれば、スケジュールに入れている予定や天気も教えてくれます。
音楽も聞くことができますが、Googleと仲の良いアプリケーションしか起動させることはできません。つまり、AmazonMusicやiphoneのミュージックを起動させることはできず、GooglePlayMusicやSpotifyのアプリケーションを使う必要があります（単にBluetooth接続をすればスピーカーとしては使用できますが）。
そのため、GoogleHome以外にも、AmazonのAmazonEchoなど、様々なスマートスピーカーがありますが、その選ぶ基準としては、その音声認識の能力のほかに、使用できるアプリケーションの範囲についても考慮したほうがいいと思います。
GoogleHomeは、Wi-Fiの回線を使用して、Wi-Fiでつながった他の機器を操作することもできます。例えば、GoogleChromecastをテレビにつないで設定をしていれば、「OK、グーグル、～の動画を再生して」と言えば、YouTubeの動画をテレビに映しだすこともできます。また「OK、グーグル、テレビ消して」といえば、テレビを消してくれます。リモコンを使用する必要がないのです。個人的には、テレビを音声で操作できる機能が、まだ自分でリモコンを使えない子どもの要望にすぐ対応できるという点で助かっています。
スマートスピーカーが操作できるアプリケーションはまだ限られているので、スマートスピーカーの必要性を感じていない方も多くいらっしゃると思います。
しかし、今後は、家電を音声で操作していくのが主流になっていくことが考えられるので、音声で操作するというやり方に慣れるという点でも、今の時点で使い始める意味があるのかなと個人的には思います。音声操作をするためには、様々な設定も必要になりますし、音声認識してもらうためのコツもあるためです。
はっきりしゃべらないとGoogleHomeに認識してもらうことができませんし、倒置法など、文法によってはGoogleホームに指示が伝わらない場合もあります。
子供にも音声操作に慣れて欲しいので操作をさせています。幼児の発音はなかなか認識してもらえないのですが。
業務にもスマートスピーカーないし音声操作が使えるよう試行錯誤していきたいと思います。今のところは、音声入力しか実践できていないのですが、音声操作で電話をかけるくらいのことはなんとか実現したいです。
Slackのチャンネルの並べ替え方
当事務所では、事務所内のコミュニケーションツールとして、Slackを使用しています。
ただ、Slackでは、ドラッグ・アンド・ドロップでチャンネルを並べ替えることができません。数字や、アルファベット順、あいうえお順等で、自動で並び順が決定されてしまい、それを動かすことはできないのです。漢字表記の場合、実際の読み方とは異なる読みを基準にあいうえお順に並べ替えられてしまうケースも多く、何十件のチャンネルのなかから該当するチャンネルを探すのが難しい状況になっていました（チャンネル検索はできます）。
そこで、チャンネル名の頭に数字をふって並べ替えることにしました。
個別の案件に関係ないチャンネルについては、頭の番号を「０」とし、個々に００～０３の番号をふりました。個別の案件には、ジャンルごとに番号をふりあてました。案件ごとに番号をふりあてると、案件終了時に欠番になったりと面倒なので、あくまでもジャンルの番号のみにしました。
例えば、破産事件の頭の番号は「３」にし、そのうち申立案件は「３０」、管財事件は「３１」としています。
ある程度ジャンルごとに並べ替えが可能になったので、同じ案件について複数のチャンネルを作成してしまうミスもなくなります。
Slackをより効率的に活用できるようになりました。
