ファックスの内容を事務所外で確認する方法
弁護士業界では、ファックスはまだまだ使われています。
他の法律事務所から、交渉案件で重要な連絡がくることもありますし、裁判関係の書類が送られることもあります。裁判所から、ファックスで書面が送付されることもあります。
そのため、複合機がある事務所に行かないと、ファックス受信の有無や、ファックスの内容を確認できないというのは、非常に不便です。
そこで、当事務所では、ファックス受信データをメールに転送する仕組みを採用しました。
アプリではなく、複合機本体の機能に、メールに転送する機能があったので、それを利用しています。
ただ、当事務所で使っている複合機の場合、転送先メールアドレスを設定するだけでなく、メールサーバ等の設定も必要だったので、設定自体は少し大変でした。
複合機のメーカーによって設定方法が違うと思うので、複合機のメーカーのサポートなどに、設定の可否や、方法を問い合わせてみるのもいいかもしれません。
もともと当事務所では、ファックスを紙では出さずに、PDF化しているので、当初は、ファックスのPDFデータの保存先をクラウドストレージにすることで、事務所外から確認できるようにしようとしたのですが、これは、複合機の仕様上不可能だったのです。
クラウドストレージを諦めて、いろいろ調べていたら、メールに転送できるということが分かったのです。
メールに転送される方が、クラウドストレージのフォルダに保存されるより、受信に気付きやすいですし、メールチェックとファックスのチェックが一度にできるので、かえって効率的です。
あと何年かわかりませんが、弁護士業界でファクスが使われなくなる限りは、この機能を使っていこうと思います。
