士業の事務局との連携術
太田理恵です。
士業にとって、事務局との連携はとても重要です。
連携がうまくできていないと、お客様にご迷惑をかけることもありますし、事務所全体の業務効率が悪くなります。
本日は、当事務所でやっている事務局との連携術を紹介いたします。
１．メールで共有する
（１）事務局からのメール
弁護士不在の際に、お客様からの入電の伝言や、事務局限りで対応したものに関しては、紙の伝言メモを使わずにメールで弁護士に伝えてもらうようにしています。
そうすると、外出先でも確認できますし、個別のメールフォルダに保存しておけば、後日進捗を確認することもできます。
（２）弁護士からのメール
弁護士からお客様へ送ったメールを、事務局が閲覧できるようにしています。
そうすると、事務局の方で、案件の進捗やお客様からの入電可能性を把握することができます。
また、事務所内でメーリングリストを作成しており、打ち合わせのメモや簡単な忘備録をメーリングリストに流すようにしています。
これにより打ち合わせに参加していない事務局も案件の進捗を確認することができます。
２．スケジュールを共有する
弁護士のスケジュールは、グーグルカレンダーで共有しています。
そのため、基本的に事務局限りで、お客様との打ち合わせの日程を入れることができます。
グーグルカレンダーはすぐに同期されるので、基本的にダブルブッキングになる可能性はありません。
３．無駄な仕事をつくらない
人に仕事を任せると、その労力については無関心になりがちになります。
しかし、事務所全体の生産性を向上するためには、事務局の仕事も含めて俯瞰して仕事全体を見る必要があります。
簡単なところで言うと、コピー予定のものであればホッチキスで留めないなど、事務局にホッチキスを外すという無駄な仕事を増やさないということです。
また、今当然に事務局がやっている仕事について、本当にやる必要があるのかな、と疑うことも必要です。
例えば、内容証明を郵便局で出すこと、登記を法務局まで行ってとること、預金口座の入出金もすべて帳簿に手入力することなど、これらのことは、下記の記事で紹介したとおり、ウエブサービスで代替できます。
当事務所でも、機械（パソコンやウエブサービス）に任せられるところは、機械に任せて、機械ができない創造的な部分に集中し、サービスを向上していきたいと思います。
