矢田・太田法律事務所のBLOG

浜松の法律事務所の弁護士太田理恵のブログです。

紙の伝言メモの代わりに使うもの

電話に出て、担当者が不在であった場合、紙の伝言メモに「◯月◯日 ◯時◯分 ◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと書いて、担当者の席に置いておくやり方を採用している方が多いと思います。

しかし、自分の席に戻ってきて、机の上に伝言メモがどっさりと置かれていると、どれから処理すればいいのか、と憂鬱になります。

それに、伝言メモが他の書類に紛れてしまったり、机の下に落ちてしまっていた場合には、案件処理に支障が出てしまいます。

伝言メモを作成する側としても、伝言メモを手書きする手間や伝言メモを購入したり用意するコストがかかってしまいます。

ポスト・イット 強粘着電話ノート 74x69mm 90枚 SSP-33TY

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 そこで、当事務所では、紙の伝言メモは廃止しています。

その代わりとして、電子メールを利用しています。

具体的には、電子メールのタイトルに「◯◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと完結に記載し、内容として「◯◯の件について」などと記載しています。

電子メールは、自動で作成日と時間が記載されるので、紙の伝言メモのように作成時間ないし電話受信時間を記載する必要はありません。

既に、電子メールを導入していれば、追加の費用もかかりません。

また、受信する側としても、出先で電話の内容を確認でき、その場で対応できるものは対応し、その他についても、優先順位を検討することができるのです。

 

さらに、電子メールは、自分自身の電話受信メモとしても使用できます。

電話でお客様から伝えられたことをメールで記載し、自分自身やチームのメンバーを宛先にして送信します。

そうすると、情報共有と電話受信メモの作成が同時にできるのです。

そして、作成した電話受信メモは、お客様とやりとりしたメールと一緒に、データとしてパソコンないしサーバー上の案件フォルダに移動させて保存することもできます。

そうすることにより、交渉の経緯や、やりとりの流れを、一覧で確認することができます。

 

電子メールを使用するデメリットは、頻繁にメールチェックをしておかなければならないことです。そのため、メールをよく使用されている方におすすめのシステムです。

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