矢田・太田法律事務所のBLOG

弁護士太田理恵のブログです。士業の仕事術やインフラ整備など。

開業秘話

会議室の椅子が壊れたので新調しました

約5年前の開業当時に購入した会議室の椅子の座面の高さ調節ができなくなったり、座面がくたびれてきたので、この機会にすべて新調することにしました。 これまで使っていた椅子は、デザインと予算重視で選んでいたのですが、今回は座り心地にもこだわること…

電話会議システムを導入しました

コロナ禍で、人の移動が制限・自粛されていることの影響で、電話会議システムを利用した調停期日が増えてきました。 そこで、依頼者の方と一緒に調停に参加するため、電話会議システムを導入しました。 まず、会議室に、電話線がきていなかったので、電話線…

PayPayを導入しました。

当事務所でも、QRコード決済のPayPayを導入しました。 会議室のテーブルにQRコードを設置しておりますので、法律相談料等のお支払い時にご利用いただくことができます。 ぜひご利用ください。 www.yot-law.com

WEB会議で画面写りを良くする方法

WEB会議では、画面に顔がデカデカと写ります。 実物と識別不可能なくらいに「盛る」必要はないですが、画質が悪い、画面や顔が暗い、顔色が悪いと相手の印象も悪くなってしまいます。 そこで、WEB会議の相手に不快感を与えないよう、画面写りが良くなる工夫…

弁護士事務所のWEB会議設備について

コロナウイルスの感染拡大に伴い、当事務所でもWEB会議の設備を整えました。 ①場所 まず、WEB会議の場所は、執務スペースではなく、会議スペースにしました。 執務スペースでWEB会議を行うと、他の電話の他の案件の音声がWEB会議のマイクに拾われてしまう可…

ファックスの内容を事務所外で確認する方法

弁護士業界では、ファックスはまだまだ使われています。 他の法律事務所から、交渉案件で重要な連絡がくることもありますし、裁判関係の書類が送られることもあります。裁判所から、ファックスで書面が送付されることもあります。 そのため、複合機がある事…

年末のインフラ整備状況

ここ数か月で事務所のインフラを整備しました。 ①会議室にモニター設置 会議室で使用しているノートパソコンの画面を映すためのモニターを設置しました。 お客様との打ち合わせにおいて、準備書面や陳述書などの変更箇所を画面で確認しながらその場で編集し…

カップホルダーを導入しました

当事務所では、お客様との打ち合わせの際には、基本的に、飲み物をお出ししております。 以前は、夏には冷たい飲み物をグラスで、冬は温かい飲み物を陶器の湯のみでお出ししていました。 しかし、最近は、カップホルダーと紙コップの組み合わせでお出しする…

リニューアルされたグーグルカレンダー活用法

WEB版のグーグルカレンダーがリニューアルされて使いやすくなりましたので、その活用法を紹介したいと思います。 まず、例えば会議に複数名が出席する場合、出席者それぞれが予定を入力するのは非効率なので、出席者分の予定を一括で登録することができます…

コミュニケーションツールのSlackを導入しました

事務所内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入しました。 slack.com Slackとは、大きなグループのなかに、複数のチャンネルを作成し、そのなかでチャットをすることができるウエブサービスです。LINEのグループは、誰が参加するかを基準に作成するこ…

士業・自営業の年末調整、賞与の申告が簡単になる方法

当事務所では、会計事務にはMFクラウド会計、請求書作成にはMFクラウド請求書を使用しており、そのことは以前、以下の記事で紹介していました。 給与計算についても、関連サービスのMFクラウド給与を使用しています。 rieohta-yotlaw.hatenablog.com rieohta…

最近のお気に入り家電

最近買って感動した家電製品は、Apple AirPodsです。 AirPodsに感動したポイントは3つあります。 1 ペアリングが簡単 まず、ペアリング(接続)が簡単なことに驚きました。 iPhoneのブルートゥースをオンにしていれば、イヤホンを耳に入れるだけで、「ブオ…

士業の事務局との連携術

太田理恵です。 士業にとって、事務局との連携はとても重要です。 連携がうまくできていないと、お客様にご迷惑をかけることもありますし、事務所全体の業務効率が悪くなります。 本日は、当事務所でやっている事務局との連携術を紹介いたします。 1.メー…

請求書や領収書を効率的に作成する方法

請求書や領収書を発行する際、どのようなソフトを使用していますか? 請求書や領収書は、重要な書類なので、正確性が必要とされる一方、日常的に作成する書類なので、効率的に作成したいものです。 当事務所では、以前は、ワードソフトで作成していました。…

PDF上で印鑑を押す方法

書類をメールで送る場合に、印鑑を押すためだけに、わざわざプリントアウトし、印鑑を押したものをスキャンして、PDFにすると、時間と手間がかかってしまいます。 シャチハタ ネーム9 別注品 【本体:ブラック】 出版社/メーカー: シャチハタ メディア: オフ…

紙の伝言メモの代わりに使うもの

電話に出て、担当者が不在であった場合、紙の伝言メモに「◯月◯日 ◯時◯分 ◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと書いて、担当者の席に置いておくやり方を採用している方が多いと思います。 しかし、自分の席に戻ってきて、机の上に伝言メモがどっさりと置…

地味なのにすごく便利な文房具3選

今日は、文房具店でも、なかなか存在を認識しにくいけれど、使ってみるととても便利な文房具を紹介します。 1.ホッチキスリムーバー ホッチキスの針を書類から外す場合、ホッチキス本体についている爪のようなもので取ろうとしても、なかなかうまく外れま…

事務局のインフラを増強しました

しばらくブログの更新ができていなかったのですが、その間に事務局のインフラ設備を整えておりました。 1.デスク もともと事務局のデスクは、幅1200ミリ、奥行き700ミリの一般的なものを採用していました。 しかし、モニター二台とスキャナー、キー…

終了した案件の書類管理法

弁護士が管理する書類には、大きく分けて3種類あります。 ①当事務所で作成した書類、②相手方代理人(相手方本人)から交付される書類、③裁判所から交付された書類です。 1.電子データで保管するもの 当事務所では、①~③の書類は、すべてスキャンをして、…

2016年ブログ記事ランキング

あけましておめでとうございます。 今年も、コツコツとブログを続けていきたいと思いますので、よろしくお願いします。 昨年を振り返る意味で、昨年書いたブログの記事のアクセス数を調べてみました。 第3位 rieohta-yotlaw.hatenablog.com 事務用品を色々…

士業・個人事業主のデータのバックアップ法

パソコンには寿命があるので、パソコンが故障し、パソコン上のデータを消失してしまう可能性があります。 そこで、パソコン全体のデータをパソコンとは別の場所で保存する、つまりバックアップをとっておく必要があるのです。 では、バックアップにはどのよ…

士業、自営業におすすめな仕事が効率化する事務用品

これまでも、パソコンのモニター、オフィスチェア、キーボードを紹介してきましたが、 今回は、その他の仕事が効率化する事務用品を紹介します。 1.ルンバ ロボット掃除機を家庭で使用されている方も多いと思いますが、事務所のお掃除に使用するのもおすす…

高性能キーボード「HHKB」を導入しました

もともと私は、ロジクールの5000円以下のワイヤレスのキーボードを使用していました。 LOGICOOL ワイヤレスキーボード Unifying対応レシーバー採用 K270 出版社/メーカー: ロジクール 発売日: 2011/04/28 メディア: Personal Computers 購入: 33人 クリック:…

士業・自営業者向きのタスクリスト

しばらく目の前のタスクに追われて、ブログの更新が遅れてしまいました。 手帳にタスクを記載していたときには、その日に終わらなかったタスクを次の日のところに記載するのが面倒でした。いつか時間ができたときにやりたいタスクも毎日書く訳にはいかず、忘…

片付け以外の方法で、デスクの上をスッキリ見せる方法

私自身、よく使う文房具は、すぐ使えるようにデスクの上に置きたいので、デスクの上に物をたくさん置いてしまいます。 そうすると、デスクが文房具で散らかった状態になりがちです。 しかし、物をたくさん置いたデスクの上をスッキリ見せる方法があります。 …

士業・自営業用の独自のメールアドレス取得方法

士業や自営業の方で、Gmail、ヤフーメールなどのフリーメールや、OCNなどのプロバイダのメールアドレスを仕事で使われている方もいらっしゃると思います。 しかし、独自ドメインのメールアドレスを使用することをおすすめします。 (ドメインとは、@以下の…

弁護士が受任できない案件とは?

弁護士が受任できない案件の一つとして、利益相反が生じる案件があります。 当事者の利益保護等の観点から、利益相反が生じる場合には、弁護士が事件について職務を行ってはならない旨規定されているのです(弁護士法第25条、弁護士職務基本規程第27条、…

組織内・夫婦間で、簡単に予定を共有する方法

特に士業、自営業の方などは、組織内でスケジュールを共有する必要がある場面も多いと思います。 しかし、打ち合わせ等の日程を入れる度に、予定を確認し合う必要があると、時間と手間がかかってしまいます。 そこで、グーグルカレンダーの共有機能を利用す…

特定記録、書留、内容証明、配達証明の使い分け

1.確実に届けたい場合 (1)賠償不要・配達の記録が不要の場合 www.post.japanpost.jp 特定記録を利用すると、郵便局での受付(引き受け)を記録してもらえます。 また、インターネット上で配達状況を確認することができます。 そして、特定記録の場合、…

士業・自営業に役立つオンラインサービス

弁護士業界だけでなく、士業や自営業の方のお仕事を効率化するオンラインサービスを紹介いたします。 1.電子内容証明 www.post.japanpost.jp 通常の内容証明を作成するためには、同じ文書を3部作成し、割り印をするなど手間がかかります。 また、内容証明…