矢田・太田法律事務所のBLOG

弁護士太田理恵のブログです。士業の仕事術やインフラ整備など。

仕事術

WEB会議で画面写りを良くする方法

WEB会議では、画面に顔がデカデカと写ります。 実物と識別不可能なくらいに「盛る」必要はないですが、画質が悪い、画面や顔が暗い、顔色が悪いと相手の印象も悪くなってしまいます。 そこで、WEB会議の相手に不快感を与えないよう、画面写りが良くなる工夫…

モニターを全部浮かせました

当事務所の矢田が、以前からモニター1台を浮かせていたのですが、今年に入って、結局全部のモニターを浮かせました。 rieohta-yotlaw.hatenablog.com 浮かせるというのは、モニターにもともとついているモニタースタンドを取り外して、モニターアームを取り…

弁護士事務所のWEB会議設備について

コロナウイルスの感染拡大に伴い、当事務所でもWEB会議の設備を整えました。 ①場所 まず、WEB会議の場所は、執務スペースではなく、会議スペースにしました。 執務スペースでWEB会議を行うと、他の電話の他の案件の音声がWEB会議のマイクに拾われてしまう可…

ファックスの内容を事務所外で確認する方法

弁護士業界では、ファックスはまだまだ使われています。 他の法律事務所から、交渉案件で重要な連絡がくることもありますし、裁判関係の書類が送られることもあります。裁判所から、ファックスで書面が送付されることもあります。 そのため、複合機がある事…

肩がこるマウス こらないマウス

写真の一番左のマウスを2,3年使用していましたが、マウスのゴム部分がはげてしまったので、新しいマウスに変えることにしました。 はげたマウスは、左右クリックとスクロールホイールがあるくらいの単機能のマウスなのですが、静音マウスに興味があったの…

年末のインフラ整備状況

ここ数か月で事務所のインフラを整備しました。 ①会議室にモニター設置 会議室で使用しているノートパソコンの画面を映すためのモニターを設置しました。 お客様との打ち合わせにおいて、準備書面や陳述書などの変更箇所を画面で確認しながらその場で編集し…

タスクリストを廃止してSlackに一本化しました

以前は、Todoistというタスクリストを使用して、事務所内でタスクを共有していました。 rieohta-yotlaw.hatenablog.com Todoistは、タスクを案件ごとに整理できるので、すごく便利だったのですが、Slackを使うようになって、使わなくなってしまっていました…

PDFをできるだけ正確かつ簡単にWordにする方法

弁護士業においては、書面にコメントを入れたり、修正したいときがよくあるのですが、その書面が紙のみであったり、PDFデータのみであることがあります。 そのようなときには、PDFデータをWordに変換する必要がでてきます。 最近、グーグルドライブの精度が…

スマートスピーカーとは何か

スマートスピーカーのGoogle Homeを使用しはじめて1ヵ月が経過しました。 使用した感想としては、Google Homeは、スピーカーの上位機種ではなく、声の大きいGoogleアシスタント(iphoneでいうと、Siriのようなもの)という位置づけのように感じました。 基本…

Slackのチャンネルの並べ替え方

当事務所では、事務所内のコミュニケーションツールとして、Slackを使用しています。 rieohta-yotlaw.hatenablog.com ただ、Slackでは、ドラッグ・アンド・ドロップでチャンネルを並べ替えることができません。数字や、アルファベット順、あいうえお順等で、…

リニューアルされたグーグルカレンダー活用法

WEB版のグーグルカレンダーがリニューアルされて使いやすくなりましたので、その活用法を紹介したいと思います。 まず、例えば会議に複数名が出席する場合、出席者それぞれが予定を入力するのは非効率なので、出席者分の予定を一括で登録することができます…

コミュニケーションツールのSlackを導入しました

事務所内のコミュニケーションツールとしてSlackを導入しました。 slack.com Slackとは、大きなグループのなかに、複数のチャンネルを作成し、そのなかでチャットをすることができるウエブサービスです。LINEのグループは、誰が参加するかを基準に作成するこ…

士業・自営業の年末調整、賞与の申告が簡単になる方法

当事務所では、会計事務にはMFクラウド会計、請求書作成にはMFクラウド請求書を使用しており、そのことは以前、以下の記事で紹介していました。 給与計算についても、関連サービスのMFクラウド給与を使用しています。 rieohta-yotlaw.hatenablog.com rieohta…

士業の事務局との連携術

太田理恵です。 士業にとって、事務局との連携はとても重要です。 連携がうまくできていないと、お客様にご迷惑をかけることもありますし、事務所全体の業務効率が悪くなります。 本日は、当事務所でやっている事務局との連携術を紹介いたします。 1.メー…

請求書や領収書を効率的に作成する方法

請求書や領収書を発行する際、どのようなソフトを使用していますか? 請求書や領収書は、重要な書類なので、正確性が必要とされる一方、日常的に作成する書類なので、効率的に作成したいものです。 当事務所では、以前は、ワードソフトで作成していました。…

PDF上で印鑑を押す方法

書類をメールで送る場合に、印鑑を押すためだけに、わざわざプリントアウトし、印鑑を押したものをスキャンして、PDFにすると、時間と手間がかかってしまいます。 シャチハタ ネーム9 別注品 【本体:ブラック】 出版社/メーカー: シャチハタ メディア: オフ…

紙の伝言メモの代わりに使うもの

電話に出て、担当者が不在であった場合、紙の伝言メモに「◯月◯日 ◯時◯分 ◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと書いて、担当者の席に置いておくやり方を採用している方が多いと思います。 しかし、自分の席に戻ってきて、机の上に伝言メモがどっさりと置…

地味なのにすごく便利な文房具3選

今日は、文房具店でも、なかなか存在を認識しにくいけれど、使ってみるととても便利な文房具を紹介します。 1.ホッチキスリムーバー ホッチキスの針を書類から外す場合、ホッチキス本体についている爪のようなもので取ろうとしても、なかなかうまく外れま…

事務局のインフラを増強しました

しばらくブログの更新ができていなかったのですが、その間に事務局のインフラ設備を整えておりました。 1.デスク もともと事務局のデスクは、幅1200ミリ、奥行き700ミリの一般的なものを採用していました。 しかし、モニター二台とスキャナー、キー…

終了した案件の書類管理法

弁護士が管理する書類には、大きく分けて3種類あります。 ①当事務所で作成した書類、②相手方代理人(相手方本人)から交付される書類、③裁判所から交付された書類です。 1.電子データで保管するもの 当事務所では、①~③の書類は、すべてスキャンをして、…

2016年ブログ記事ランキング

あけましておめでとうございます。 今年も、コツコツとブログを続けていきたいと思いますので、よろしくお願いします。 昨年を振り返る意味で、昨年書いたブログの記事のアクセス数を調べてみました。 第3位 rieohta-yotlaw.hatenablog.com 事務用品を色々…

士業・個人事業主のデータのバックアップ法

パソコンには寿命があるので、パソコンが故障し、パソコン上のデータを消失してしまう可能性があります。 そこで、パソコン全体のデータをパソコンとは別の場所で保存する、つまりバックアップをとっておく必要があるのです。 では、バックアップにはどのよ…

士業、自営業におすすめな仕事が効率化する事務用品

これまでも、パソコンのモニター、オフィスチェア、キーボードを紹介してきましたが、 今回は、その他の仕事が効率化する事務用品を紹介します。 1.ルンバ ロボット掃除機を家庭で使用されている方も多いと思いますが、事務所のお掃除に使用するのもおすす…

高性能キーボード「HHKB」を導入しました

もともと私は、ロジクールの5000円以下のワイヤレスのキーボードを使用していました。 LOGICOOL ワイヤレスキーボード Unifying対応レシーバー採用 K270 出版社/メーカー: ロジクール 発売日: 2011/04/28 メディア: Personal Computers 購入: 33人 クリック:…

士業・自営業者向きのタスクリスト

しばらく目の前のタスクに追われて、ブログの更新が遅れてしまいました。 手帳にタスクを記載していたときには、その日に終わらなかったタスクを次の日のところに記載するのが面倒でした。いつか時間ができたときにやりたいタスクも毎日書く訳にはいかず、忘…