矢田・太田法律事務所のBLOG

弁護士太田理恵のブログです。士業の仕事術やインフラ整備など。

PDF上で印鑑を押す方法

書類をメールで送る場合に、印鑑を押すためだけに、わざわざプリントアウトし、印鑑を押したものをスキャンして、PDFにすると、時間と手間がかかってしまいます。

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そこで、PDFデータ上で印鑑を押す方法があります。

 

1.電子印鑑の作成

まず、電子印鑑を作成します。

一番簡単な方法は、印鑑を紙に押して、それをスキャンしてPDF化することです。

そして、そのデータをペイントなどのソフトで印鑑のサイズにトリミングします。

そうすれば電子印鑑の完成です。

ただ、その電子印鑑の文字の背景が白になっているので、文字に重ねることはできません。

電子印鑑を文字に重ねたいときには、フォトショップ等のソフトで、背景を透明に編集してPDF化する必要があります。

電子印鑑を作成する方法としては、他にもワードで作成する方法もありますし、電子印鑑を作成するウェブサービスを利用する方法もあります。

 

2.ソフトに取り込む

 PDF閲覧ソフトとして一般的なAdobeの場合には、作成した電子印鑑をカスタムスタンプとして登録することができます(注釈機能)。

そうすれば、作成したワードファイルをPDF化し、そのPDFデータに電子印鑑を押すことができるのです。

 当事務所では、FAXを返信する際にも、電子印鑑を使用することがあります。

当事務所では、FAXを紙で排出せず、PDFデータで受信しているので、PDFデータにそのまま電子印鑑を押し、パソコン上で返信することができるのです。

そのため、紙を一度も使用することなく処理が完了します。

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

印影が問題とならない書類を作成する場合には、電子印鑑が便利です。

ぜひ、試してみてください。

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紙の伝言メモの代わりに使うもの

電話に出て、担当者が不在であった場合、紙の伝言メモに「◯月◯日 ◯時◯分 ◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと書いて、担当者の席に置いておくやり方を採用している方が多いと思います。

しかし、自分の席に戻ってきて、机の上に伝言メモがどっさりと置かれていると、どれから処理すればいいのか、と憂鬱になります。

それに、伝言メモが他の書類に紛れてしまったり、机の下に落ちてしまっていた場合には、案件処理に支障が出てしまいます。

伝言メモを作成する側としても、伝言メモを手書きする手間や伝言メモを購入したり用意するコストがかかってしまいます。

ポスト・イット 強粘着電話ノート 74x69mm 90枚 SSP-33TY

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 そこで、当事務所では、紙の伝言メモは廃止しています。

その代わりとして、電子メールを利用しています。

具体的には、電子メールのタイトルに「◯◯様 折り返し電話くださいとのこと」などと完結に記載し、内容として「◯◯の件について」などと記載しています。

電子メールは、自動で作成日と時間が記載されるので、紙の伝言メモのように作成時間ないし電話受信時間を記載する必要はありません。

既に、電子メールを導入していれば、追加の費用もかかりません。

また、受信する側としても、出先で電話の内容を確認でき、その場で対応できるものは対応し、その他についても、優先順位を検討することができるのです。

 

さらに、電子メールは、自分自身の電話受信メモとしても使用できます。

電話でお客様から伝えられたことをメールで記載し、自分自身やチームのメンバーを宛先にして送信します。

そうすると、情報共有と電話受信メモの作成が同時にできるのです。

そして、作成した電話受信メモは、お客様とやりとりしたメールと一緒に、データとしてパソコンないしサーバー上の案件フォルダに移動させて保存することもできます。

そうすることにより、交渉の経緯や、やりとりの流れを、一覧で確認することができます。

 

電子メールを使用するデメリットは、頻繁にメールチェックをしておかなければならないことです。そのため、メールをよく使用されている方におすすめのシステムです。

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地味なのにすごく便利な文房具3選

今日は、文房具店でも、なかなか存在を認識しにくいけれど、使ってみるととても便利な文房具を紹介します。

 

1.ホッチキスリムーバー

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ホッチキスの針を書類から外す場合、ホッチキス本体についている爪のようなもので取ろうとしても、なかなかうまく外れません。自分の爪でホッチキスの針を外そうとして、爪が割れてしまうこともあります。

このホッチキスリムーバーは、ホッチキスの針を挟んで抜くものです。びっくりするくらい軽い力でスルッとホッチキスが外れます。ホッチキスの針を外すときに書類が破れることもありません。

NOVUS ノーヴァス ホッチキスリムーバー B85

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2.レターオープナー

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使い方は、封筒をレターオープナーで挟んで、左右どちらかに引くというものです。レターオープナーを使うと、封筒の端をハサミで切るよりも、早く封筒を開封できます。

カッターで封筒を切る感覚なのですが、なぜか、封筒の一面しか切れません。封筒の切れ端が落ちないので、ゴミが出ません。

ただ、挟むことのできない分厚い封筒には使えません。

 

 3.指サック

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指サックといえば、オレンジのゴムで指先から第二関節全体を覆うようなもののイメージが強かったのですが、今は、オシャレで、より実用的なものがあります。

自分の指のサイズにピッタリのものを選べば、指にピタッとはまるので、指サックを付けている感覚がほとんどなくなります。

それに、従来のものと違って、形状が輪なので、指先が蒸れることもありません。

そして、書類や書籍のページめくりのときに指サックをはめていると、閲覧のスピードが格段に上がります。

様々なデザインやサイズのものがあるので、ぜひご自身にあったものを使ってみてください。

 

プラス 指サック リング型 メクリッコ 指先美人 M/Lサイズ KM-305L 44-869

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事務局のインフラを増強しました

 

しばらくブログの更新ができていなかったのですが、その間に事務局のインフラ設備を整えておりました。

 

1.デスク

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もともと事務局のデスクは、幅1200ミリ、奥行き700ミリの一般的なものを採用していました。

しかし、モニター二台とスキャナー、キーボードを机上に設置すると、残りのスペースが小さくなってしまったので、幅1600ミリ、奥行き850ミリの大きなデスクを導入しました。

パソコン操作だけでなく、書類関係の処理もしやすい大きさです。

(写真は、作業台に使用している同じ机です。)

www.okamura.co.jp

2.モニター

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モニターも二台体制にしました。もちろん縦置きです。

A4サイズの書類を一度に見ることができます。

また、一方のモニターで文書を作成しながら、参照書類を他方のモニターに映し出すこともできます。

 

3.チェア

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 長時間座るものなので、チェアも高性能のものを採用しました。

 

4.スキャナー

書類は基本的にすべてスキャンするようにしているので、事務局のデスクにも最新のスキャナーを設置しました。

最新のものは、スキャンのスピードが早く、文書の上下も認識するなど、高性能です。

富士通 ScanSnap iX500 (A4/両面)

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5.テレホンスタンド

デスクの上に電話機を設置するとスペースをとってしまうので、テレホンスタンドの上に電話機を設置しました。

電話が鳴って、席に戻ったときに、立ったままの姿勢でも電話がしやすいという点でも便利です。

当事務所では、弁護士のデスクにもテレホンスタンドを設置しています。

 

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終了した案件の書類管理法

弁護士が管理する書類には、大きく分けて3種類あります。

①当事務所で作成した書類、②相手方代理人(相手方本人)から交付される書類、③裁判所から交付された書類です。

 

1.電子データで保管するもの

当事務所では、①~③の書類は、すべてスキャンをして、電子データとして管理します。

そして、①~③の書類は、案件進行中にその都度依頼者に対して、コピーを郵便またはメールで送付します。

2.原本を保管するもの

③裁判所から交付された書類については、案件終結時に、原本を依頼者にお返しします。

なぜなら、再び紛争が起きた場合に必要となる重要な書類が含まれている可能性があり、委任契約が終了した以上、依頼者本人が保管すべき書類であるからです。

もっとも、紛争の予防のため、当事務所の弁護士と依頼者との間の委任契約書(当方保管分)等は原本を保管します。

3.廃棄するもの

案件終結時には、紙で管理していた①当事務所作成書類、②相手方代理人(相手方本人)作成書類は、原則廃棄します。

紙で書類を保管していても、過去の依頼者から問い合わせがあった場合に、すぐに参照できなければ、保管していないのと同じだと思います。

スキャンをした電子データに、適切なタイトルをつけていれば、検索することができ、すぐに参照することができます。

また、類似案件が発生したときにも、簡単に参照することができます。

さらに、類似案件の書類を蓄積することで、ブラッシュアップしやすくなります。

ただ、電子データは、消失するリスクがあるので、バックアップをしっかりとっておく必要があります。

 

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2016年ブログ記事ランキング

あけましておめでとうございます。

今年も、コツコツとブログを続けていきたいと思いますので、よろしくお願いします。

昨年を振り返る意味で、昨年書いたブログの記事のアクセス数を調べてみました。

 

第3位

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

事務用品を色々調べたり、使ってみるのが好きなので、今年もよいものがあれば、紹介していきたいと思います。

 

第2位

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

HHKBを導入して3ヶ月以上経過しましたが、本当に快適です。タイピングをするのが楽しくなります。

 

第1位

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

実は、この記事のアクセス数が断トツに高いのです。どのような方法で郵送するのかによって、証拠としての価値も変わってくる場合もあるので、慎重に検討する必要があります。

 

番外編

rieohta-yotlaw.hatenablog.com

 身近な知人や、事務所を訪問してくださった方々からの反響が大きいのは、モニターの話題です。

縦置きのモニターは、本当に書面が作成しやすいので、ぜひ試してみてください。

仕事の効率が格段に上がります。

 

今年も、他のウェブサイトには掲載されていないような記事を作成したいと思います。

お時間があるときに読んでいただけるとうれしいです。

 

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契約書を弁護士がチェックするメリットは?

契約書が契約の相手方から送付された場合に、そのまま署名捺印して返すという処理をしている方も多いと思います。

しかし、署名捺印をする前に、弁護士に契約書のチェックを依頼するメリットとしては、以下のものがあります。

 

1.法的なメリット

(1)交渉の経緯や力関係に基づく修正

契約書の雛形はインターネット上に存在していますし、書籍にも理想的な契約書の雛形が掲載されております。

しかし、その理想的な雛形通りに修正するのが、弁護士の仕事ではありません。

なぜなら、交渉の経緯や力関係を無視して契約書を修正すると、依頼者の契約交渉が混乱してしまうからです。

よって、弁護士は、そもそも相手方提案の契約書を修正できるのか、修正できるとしても、依頼者にどの程度有利に修正できるのかについて、依頼者からヒヤリングをした上で、当該交渉案件において適切な内容に修正していきます。

(2)契約の目的の達成

契約書に契約が成立するために必要な要素が満たされていなければ、契約の目的を達成することができなくなる可能性があります。

例えば、売買契約であれば、基本的には、売買の対象となるものや代金等について記載されているかについてチェックします。

(3)紛争の予防

次に、将来の紛争を予防するため、通常その契約に入れておくべき条項が満たされているかをチェックします。

例えば、取引上で相手方に知られてしまう依頼者の機密情報が第三者に流出するのを防止するため、守秘義務についての条項を入れることがあります。

 

2.ビジネス上のメリット

 弁護士に依頼した場合、ビジネスの方針や方向性、展望に沿った契約条項を作成することができます。

例えば、契約期間についての条項は、依頼者が、試しに1年だけ契約したいという方針であれば、契約期間が1年より長くなっていないか、自動更新になっていないかなどをチェックします。

できるだけ長く契約したいという方針であれば、自動更新となっているかをチェックします。

ただし、ビジネス上の方針を契約書に反映させるためには、依頼者の方と弁護士とのコミュニケーションが重要となります。

弁護士に契約書をチェックさせる場合には、当該ビジネスの方針等についても、弁護士にお伝えいただくことをおすすめいたします。

 

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